Status

IT Asset Management (Cloud)

Der aktuelle Vertragsstand.

Wählen Sie die passende Option aus der Dropdownliste aus: Sie können die folgenden Einstellungen je nach Bedarf für Ihre Prozesse verwenden; die jeweiligen Bedeutungen sind nachstehend aufgeführt:

• Aktiv: Dieser Vertrag ist abgeschlossen (unterzeichnet) und aktuell (in Kraft).
• Archiviert: Dieser Vertrag ist vermutlich nicht mehr aktiv und wurde deshalb zur künftigen Bezugnahme gespeichert. Dieser Wert wirkt sich an anderer Stelle im System aus: Siehe Hinweise unterhalb dieser Liste.
• Abgebrochen: Dieser Vertrag ist nie in Kraft getreten, und seine Vorbereitung wurde endgültig gestoppt (etwa, weil er durch einen anderen Vertrag ersetzt wurde).
• Abgeschlossen: Der Vertrag wurde erfolgreich abgeschlossen.
• Entwurf: Dieser Vertrag wird noch vorbereitet und ist noch nicht fertiggestellt.
  Hinweis: Verträge, die durch KI vereinnahmt und erstellt werden, erhalten zuerst den Status Entwurf, der angibt, dass sie sich noch in Vorbereitung befinden und noch nicht fertiggestellt sind. Um den Status zu ändern (zum Beispiel in Aktiv oder Abgeschlossen), müssen Sie zuerst eine Zustimmung einholen. Aktivieren Sie nach Erhalt der Zustimmung das Kontrollkästchen Legal Compliance (Rechtskonformität), um zu bestätigen, dass Sie die extrahierten Felder überprüft und verifiziert haben, dass sie mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen. Bevor Sie dieses Kontrollkästchen nicht markiert haben, bleibt der Status Entwurf erhalten und ist schreibgeschützt. Sobald das Kontrollkästchen markiert wurde, können Sie aus der Dropdownliste eine andere Option als Entwurf auswählen.
• Abgelaufen: Ein im Vertrag festgehaltenes Zeitlimit wurde überschritten, wodurch nun entsprechende Bedingungen wirksam sind.
• Ausgesetzt: Dieser Vertrag ist nie in Kraft getreten, und seine Vorbereitung wurde bis auf Weiteres unterbrochen, vermutlich weil geänderte Umstände eine Verzögerung verursachten oder weil die Verhandlungen ins Stocken gerieten. Dieser Status impliziert, dass die Arbeit am Vertrag in der Zukunft wieder aufgenommen wird (und er z. B. wieder in den Status „Entwurf“ wechselt).

Hinweis: Archivierte Verträge:

• Werden bei der Verknüpfung mit Lizenzen bei der automatischen Verarbeitung von Käufen nicht berücksichtigt (im Gegensatz zu allen anderen Verträgen).
• Haben nicht zur Folge, dass eine verknüpfte Lizenz in der Liste Ablaufende Lizenzverträge angezeigt wird, selbst wenn der archivierte Vertrag sein Ablaufdatum bald erreicht oder bereits überschritten hat.
• Wurden unter Umständen beim Löschen eines verknüpften Anbieter-Datensatzes automatisch archiviert.
• Der Archivierungsgrund muss ggf. zusätzlich dokumentiert werden. Im Feld Hinweise können Sie entsprechende Informationen eingeben oder den Vertrag mit einem Zwischenstatus speichern (z. B. Abgelaufen) und ihn später erneut mit dem Status Archiviert speichern. Dadurch wird auf der Registerkarte Verlauf ein Audit-Trail für den Vertrag erstellt.