Anhängen eines Dokuments an eine Lizenz

IT-Asset-Management (Cloud)
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie ein Dokument anhängen können. Diese stehen auf der Registerkarte Dokumente zur Verfügung. Für Dokumente gilt Folgendes:
  • Sie können als Dateien hochgeladen und in der Betriebsdatenbanken gespeichert werden.
    Tipp: Hochgeladene Dokumente werden automatisch auf Viren untersucht, um schädlichen Inhalt zu eliminieren.
  • Auf sie kann als externe Datei oder URL verwiesen werden (wobei die Dokumente als separate Typen zum Prüfen des Dateneingabeformats erfasst werden).
  • Sie können an einem physischen Standort aufbewahrt werden.
Hinweis: Sie können (mit keiner Methode) ein Dokument während der Erstellung Ihres Datensatzes anhängen. Klicken Sie zuerst auf Erstellen, um Ihren Zwischenstand zu speichern. Anschließend können Sie auf eine der unten erwähnten Weisen ein Dokument anhängen. Bevor Sie Ihren Datensatz nicht angelegt haben (d. h. zum ersten Mal gespeichert haben), ist die Schaltfläche Anhängen inaktiv.

So hängen Sie ein Dokument an:

  1. Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen, klicken Sie auf Erstellen, um die Daten in der Datenbank zu speichern.
  2. Auf der Registerkarte Dokumente dieser Eigenschaften klicken Sie auf Anhängen.
    Über der Liste wird der Bereich Dokument anhängen angezeigt.
  3. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung (oder einen Titel) für das Dokument ein, damit Sie es später in Auflistungen wiedererkennen.
    Diese Beschreibung wird auf der zusammenfassenden Karte des Dokuments angezeigt.
    Tipp: Es empfiehlt sich, den Titel des Dokuments, z. B. die Bestellnummer oder eine andere ID, in diesem Feld zu verwenden. (In der Spalte mit der Bezeichnung Name wird dagegen die Verknüpfung mit der eigentlichen Datei bzw. der Ort eines physischen Dokuments angezeigt.)
  4. Wählen Sie eine Option für die Anhangsmethode.
    Die anderen Steuerelemente werden unter Umständen entsprechend der von Ihnen gewählten Methode aktualisiert. Fahren Sie mit dem entsprechenden Schritt für Ihre gewählte Methode fort.
  5. Bei Dokumentupload:
    1. Klicken Sie auf Durchsuchen..., um das Dokument in Ihrem lokalen Dateisystem aufzurufen.
      Wenn auf Ihrem System Microsoft Silverlight installiert ist, werden in der Liste der Dateien nur Typen angezeigt, die hochgeladen werden können, und Sie können mehrere Dokumente aus demselben Ordner auswählen. Ist Silverlight nicht installiert, achten Sie darauf, nur unterstützte Dateitypen auszuwählen (.bmp, .csv, .doc, .docsx, .gif, .jpg, .pdf, .png, .rtf, .tar/.gz, .tif, .tiff, .txt, .xls, .xlsx, .xml, .zip).
      Tipp: Die maximale Dateigröße für den Upload beträgt 50 MB.
    2. Klicken Sie auf Hochladen.
      Andere Steuerelemente sind deaktiviert. Eine neue Abbrechen-Schaltfläche wird angezeigt, mit der Sie den Upload unterbrechen können (sie wird ausgeblendet, sobald der Upload abgeschlossen ist). Bei größeren Dateien gibt eine Prozentanzeige den Fortschritt des Uploads wieder.
      Aufgrund der Antivirenprüfung der hochgeladenen Dokumente kann eine der folgenden Meldungen beim Versuch des Hochladens angezeigt werden:
      Anzeige Hinweise
      Folgende Datei(en) wurde(n) hochgeladen: Dateiname

      Alles ist in Ordnung und Sie können fortfahren.

      Der Antivirenscan hat diese Datei als schädlich erkannt und in die Quarantäne verschoben. Wenn Sie glauben, dass dies ein Fehler ist, bitten Sie Ihre IT-Abteilung um eine Analyse oder wenden Sie sich an den Support von Flexera.

      Bei dieser Meldung wird die Datei, die Sie versuchen hochzuladen, verworfen. Am besten lassen Sie die ursprüngliche Quelldatei von Ihrem Sicherheitsteam untersuchen.

      Sicherheitsscan dieser Datei wegen Zeitüberschreitung abgebrochen. Bitte versuchen Sie später noch einmal, die Datei hochzuladen, oder wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

      Durch die Zeitüberschreitung wird verhindert, dass die Weboberfläche nicht mehr reagiert, weil eine übergroße Datei gescannt wird oder weil es andere Probleme gibt (etwa die Übertragung in eine Warteschlange, in der auf das Ende vorangehender Scans gewartet wird). Ein späterer Versuch, die Datei hochzuladen, wenn das System weniger ausgelastet ist, kann in diesem Fall helfen.

      Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird unter dem Dokumentpfad eine Meldung angezeigt:
      Folgende Datei(en) wurde(n) hochgeladen:
      Tipp: Sie können bei Bedarf und unter der Voraussetzung, dass alle bisherigen Uploads erfolgreich durchgeführt wurden, weitere Dokumente suchen und hochladen, die dann im folgenden Schritt alle gleichzeitig angehängt werden.
    3. Klicken Sie auf Anhängen, um die Dokumente in Ihrer Betriebsdatenbank zu speichern.
      Der Bereich Dokument anhängen wird geschlossen.
    4. Klicken Sie auf Speichern, um die geänderten Eigenschaften zu speichern.
      Die hochgeladene Datei wird permanent (als Datentyp Image und unverschlüsselt hinterlegt) in der Operationsdatenbank gespeichert und in der Liste zugehöriger Dokumente angezeigt.
      Tipp: Sie können die Datei jederzeit aktualisieren (etwa mit einer neuen Version des Dokuments). Wählen Sie dazu einfach den Dokumentdatensatz aus der Liste aus, und klicken Sie auf Bearbeiten (oder klicken Sie in der Kartenansicht auf das Bearbeitungssymbol der entsprechenden Karte). Navigieren sie zur revidierten Version der Datei, und laden Sie sie wie oben beschrieben hoch. Beim Speichern wird der Datensatz aktualisiert und verweist nun auf die neue Version.
  6. Bei Dateispeicherort:
    1. Geben Sie den UNC-Pfad und -Dateinamen in Dokumentpfad ein. Das Format Ihrer Eingabe wird überprüft, bevor die Seite gespeichert werden kann.
      Das (Windows-)Format für UNC (Universal Naming Convention) lautet
       \\Servername\Freigabename\Pfad\Dateiname
      Dieses Format ist so konzipiert, dass Sie nicht den gesamten Dateipfad vom Stammverzeichnis des Servers bis zur Datei kennen müssen.
      • Servername kann der (alleinstehende) Servername in einer Umgebung mit zuverlässigen Domänennamenservern (DNS), der vollständig qualifizierte Domänenname des Servers (z. B. myFileServer.companyName.com) oder eine IP-Adresse sein.
      • Freigabename wird vom Systemadministrator des Servers festgelegt und stellt den (angezeigten/nicht angezeigten) Hauptteil des Dateipfads dar.
      • Pfad ist optional und wird nur benötigt, wenn sich die Datei in Unterordnern des festgelegten Freigabenamens befindet.
      • Dateiname enthält den Namen und die Dateierweiterung.
      Beispiel:
      \\10.120.44.20\docStore\purchases\PO123-9876.pdf
      Tipp: Klicken Sie nach erfolgter Eingabe außerhalb des Felds (oder der Registerkarte), um die Schaltfläche Anhängen zu aktivieren.
    2. Klicken Sie auf Anhängen.
      Der Bereich Dokument anhängen wird geschlossen.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Der Pfad zum Dokument wird in der Liste zugehöriger Dokumente gespeichert (standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge der Namen der Dokumente, in diesem Fall der Dateipfade).
  7. Bei physischem Standort:
    1. Verwenden Sie das Feld Dokumentverweis, um anzugeben, wie auf das Dokument zugegriffen werden soll.
      Beachten Sie, dass die Beschreibung für den Fall eines in ferner Zukunft stattfindenden Audits aussagekräftig sein muss, daher ist eine Beschreibung wie „In Tommys Aktenschrank“ wahrscheinlich nicht ausreichend. Da dieses Feld den Namen des Dokuments in Listen angibt, ist es ratsam, mit einer Art von Kennzeichnung des Dokuments zu beginnen, etwa so: DN14-18826 in Archiv 9982 unter März 2020.
    2. Klicken Sie auf Anhängen.
      Der Bereich Dokument anhängen wird geschlossen.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Der Pfad zum Dokument wird in der Liste zugehöriger Dokumente gespeichert (standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge der Namen der Dokumente, in diesem Fall ist Ihre Beschreibung des Standorts).
  8. Bei einer URL:
    1. Geben Sie im Feld Dokument-URL die URL ein, unter der auf das Dokument zugegriffen werden kann (oder kopieren Sie die URL zur Vermeidung von Fehlern aus einem Browserfenster, und fügen Sie die Webadresse ein). Geben Sie auch das Webprotokoll (z. B. HTTP://, HTTPS:// oder FTP://) als Teil der URL an.
    2. Klicken Sie auf Anhängen.
      Der Bereich Dokument anhängen wird geschlossen.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Der Pfad zum Dokument wird in der Liste zugehöriger Dokumente gespeichert (standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge der Namen der Dokumente, in diesem Fall ist die URL).