Durchführen einer geplanten Zahlung

IT-Asset-Management (Cloud)
Sie können Zahlungen von Raten Ihres Zahlungsplans an mehreren Stellen dokumentieren:
  • auf der Seite Lizenzen mit fälligen Zahlungen
  • auf der Seite Alle Zahlungen
  • Auf der Seite „Eigenschaften des Zahlungsplans“ auf der Registerkarte Raten.
Auch wenn sich die Darstellung des Editors für Ratenzahlungen von Fall zu Fall leicht unterscheidet, bleibt der Vorgang der gleiche.
Tipp: Um den Vorgang abzukürzen, können Sie eine der folgenden Aktionen durchführen:
  • Wählen Sie die entsprechende Zeile in einer beliebigen Liste aus und klicken Sie auf Beglichene Ratenzahlung.
  • Verwenden Sie in den Eigenschaften des Zahlungsplans auf der Registerkarte Raten die Dropdownliste in der Spalte Status der Ratenzahlung, um Abgeschlossen auszuwählen, und speichern Sie die geänderten Eigenschaften.
Bei diesen verkürzten Vorgehensweisen wird jedoch kein Zahlungsdatum und kein Istbetrag (zum Vergleich mit den kalkulierten oder Sollbeträgen) erfasst.Gehen Sie für volle Flexibilität bei der Bearbeitung wie nachfolgend beschrieben vor.

So erfassen Sie die Zahlung einer Rate in Ihrem Zahlungsplan:

  1. Wenn der Editor für Ratenzahlungen (blauer Bereich) nicht bereits angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    1. Doppelklicken Sie auf eine Textzelle in der Zeile mit der Ratenzahlung, die Sie ändern möchten (nur auf der Seite „Eigenschaften des Zahlungsplans“ auf der Registerkarte Ratenzahlung verfügbar).
    2. Klicken Sie auf den Hyperlink des Ratenzahlungsnamens (nur auf den Seiten Lizenzen mit fälligen Zahlungen, Alle Zahlungen oder Fällige Zahlungen verfügbar).
    3. Markieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Ratenzahlung in einer beliebigen Aufstellung von Ratenzahlungen oder fälligen Zahlungen und klicken Sie auf Öffnen.
    Der Ratenzahlungseditor wird über der Liste geöffnet. In den verschiedenen Listenseiten werden gesondert schreibgeschützte Werte angezeigt, um den Zahlungsplan und den zugehörigen Vertrag zu identifizieren (siehe Details am Ende dieses Vorgangs).
  2. Wählen Sie den entsprechenden Wert für den Status der Ratenzahlung:
    • Abgeschlossen: Diese Ratenzahlung ist vollständig beglichen.
    • Unvollständig: Dies bedeutet in der Regel, dass der Termin der Ratenzahlung in der Zukunft liegt und der Betrag noch nicht beglichen wurde; die Option kann jedoch auch für Teilzahlungen verwendet werden, die noch eine Zahlungspflicht aus dem Vertrag darstellen.
    • Wird nicht bezahlt: Kennzeichnet eine unterlassene Zahlung, in der Regel im Streitfall oder aufgrund sonstiger Vertragsschwierigkeiten.
    Tipp: Für den letzten Fall empfiehlt es sich, das Feld Hinweise zu verwenden, um eine Bemerkung für den Audit-Trail zu erfassen und entsprechend zu dokumentieren, weshalb die vorgesehene Zahlung nicht geleistet wurde..
  3. Es ist hilfreich, den gezahlten Betrag in das Feld Tatsächlicher/Fester Betrag einzutragen.
    Dadurch können Sie nicht nur Abweichungen von Kalkulationen oder Budgets nachverfolgen, sondern auch die Datenzeile vervollständigen, wodurch gezahlte Raten in der Liste auf der Seite „Eigenschaften des Zahlungsplans“ ganz leicht zu erkennen sind. Wenn Sie nur einen Teilbetrag zahlen, ist es natürlich wichtig, die gezahlten Beträge zu dokumentieren.
    Tipp: Sie können Währungsdetails mithilfe des Dollarsymbols ($) oder mit den Auslassungspunkten (...) rechts neben dem Feld steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Geldbeträgen.
    Normalerweise brauchen Sie die Werte für Geschätzter Betrag oder Eingeplanter Betrag zum Zeitpunkt der Zahlung nicht zu bearbeiten, sie stehen aber für Sonderfälle zur Verfügung.
  4. Geben Sie das Zahlungsdatum ein.
    Sie können das Datum in das Feld eingeben oder auf das Kalendersymbol klicken und das Zahlungsdatum mithilfe der Datumsauswahl festlegen. (Das für die Bearbeitung erwartetete Datumsformat wird durch die Einstellungen Ihres Webbrowsers bestimmt. Wenn Sie ein Datum in einem deutlich anderen Format eingeben, wird es ihren Einstellungen entsprechend neu formatiert. Wenn Ihre Eingabe kein Datum sein kann, wird das Feld, wenn Sie es verlassen und zu einem anderen Steuerelement gehen, auf seinen ursprünglichen Wert zurückgesetzt (auch wieder vollständig geleert, wenn dies Ihr erster Versuch war und das Datum ungültig ist).
  5. Es ist eher ungewöhnlich, die Einstellung für die Zahlungsverpflichtung zum Zeitpunkt der Zahlung zu ändern, es ist aber möglich, sollte dies erforderlich sein (etwa, wenn infolge eines Gerichtsverfahrens gegen einen Lieferanten die Zahlungsverpflichtung für einen bestimmten Zeitraum entfällt oder aufgeschoben wird).
  6. Hinterlegen Sie im Feld Hinweise alle Informationen, die für einen Audit-Trail nützlich sein könnten (etwa Gründe dafür, dass nur ein Teilbetrag gezahlt wurde, Pläne für eine Ausgleichszahlung usw.).
  7. Klicken Sie (auf der rechten Seite) auf Aktualisieren.
Der Ratenzahlungseditor wird geschlossen, die Zahlungsdetails werden in der Datenbank gespeichert und die Liste kurz darauf aktualisiert.
Wenn Sie eine der Listenseiten verwenden (im Unterschied zur Seite „Eigenschaften des Zahlungsplans“), werden die folgenden zusätzlichen, schreibgeschützten Felder oben im Ratenzahlungseditor angezeigt:
Feld Hinweise
Name des Zahlungsplans

Der Name, mit dem dieser Zahlungsplan bei seiner Erstellung (oder der letzten Bearbeitung) benannt wurde.

Festgelegt auf der Seite Zahlungsplan erstellen. Kann in den Zahlungsplan-Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben geändert werden.

Zahlungsplantyp

Die Art der geplanten Zahlungen entsprechend der Festlegung zum Erstellungszeitpunkt des Zahlungsplans.

Vertragsname

Der Name (oder eine kurze Beschreibung) des Vertrags.

Dies ist der Vertrag, mit dem der Zahlungsplan verbunden ist.

Bearbeitbar in den Vertragseigenschaften in der Registerkarte Allgemeine Angaben im Feld Beschreibung.

Vertragsstatus

Der aktuelle Vertragsstand. Die folgenden Optionen sind vorhanden: Aktiv, Archiviert, Abgebrochen, Abgeschlossen, Entwurf, Abgelaufen und Ausgesetzt.

Bearbeitbar in den Vertragseigenschaften in der Registerkarte Allgemeine Angaben im Feld Status.

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