Verarbeiten des Kaufs einer unbefristeten Lizenz

IT-Asset-Management (Cloud)

„Assistent zur Verarbeitung eines Kaufs“ wird der blaue Arbeitsbereich der Seite Nicht verarbeitete Käufe genannt, der bei Bedarf eingeblendet wird. Darstellung und Verhalten dieses Assistenten können sich in Abhängigkeit von allen Aspekten des Kaufs ändern. Um die Beschreibung zu vereinfachen, beschäftigt sich dieses Hilfethema nur mit einem einzigen Fall:

der Verarbeitung eines Kaufs neuer Berechtigungen für eine unbefristete Lizenz (mit oder ohne begleitende Wartung).

Diesen Vorgang beginnen Sie auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe.

So verarbeiten Sie Käufe neuer unbefristeter Lizenzberechtigungen:

  1. Wählen Sie die entsprechenden Zeilen aus der Liste nicht verarbeiteter Käufe aus.
    Sie können mehrere Käufe auswählen, solange alle als Bestelltyp entweder Nicht gesetzt oder Software aufweisen. (Wenn Ihre Auswahl andere Typen enthält, bleibt die Schaltfläche zum Verarbeiten deaktiviert. Versuchen Sie es damit, weniger Käufe auszuwählen. Wenn Sie mehrere Käufe auswählen, in denen Wartung für Ihre gekaufte Software enthalten ist, wird als Ablaufdatum der Wartungslizenz das letzte Ablaufdatum in den ausgewählten Käufen vorgeschlagen (aber Sie können dieses Datum bei Bedarf anpassen).
    Tipp: Versuchen Sie, Ihre Ergebnisse nach der Spalte Aktion zu gruppieren (die über die Spaltenauswahl verfügbar ist). So können Sie sich auf einen Teilsatz von Käufen konzentrieren, die in vergleichbarer Weise verarbeitet werden.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verarbeiten.
    Ein neuer Verarbeitungsbereich wird über der Liste geöffnet. Das Feld Verfügbar (Max.) enthält die gesamte Anzahl der Berechtigungen, die durch die ausgewählten Käufe noch verfügbar ist (weitere Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten).
  3. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, je nachdem, ob Sie einen Kauf oder mehrere Käufe verarbeiten, die sich alle auf dieselbe Lizenz: beziehen:
    • Für einen einzelnen Kauf: Passen Sie bei Bedarf das Feld Zu verarbeitende Menge an. Geben Sie dazu entweder einen Wert direkt ein oder verwenden Sie die Drehfelder, um die Anzahl festzulegen, die der Lizenz zugewiesen werden soll, die Sie in Kürze ermitteln werden.

      Per Voreinstellung entspricht die zu verarbeitende Menge der Angabe im Feld Verfügbar (Max.). Wenn Sie diesen Wert nicht ändern, werden deshalb alle verfügbare Berechtigungen der einen Lizenz zugewiesen. Wenn das Feld Zu verarbeitende Menge (nach Anpassung) einen kleineren Wert aufweist als das Feld Anzahl der erworbenen Upgrades, teilen Sie den Kauf auf mehrere Lizenzen auf und können diesen Assistenten später ein weiteres Mal durchlaufen, um die übrigen Berechtigungen zuzuweisen.

    • Für mehrere Käufe: Die Liste der gewählten Käufe enthält eine Spalte namens Zu verarbeitende Anzahl und Sie können die Anzahl, die der einen Lizenz zugewiesen werden soll, für jeden in der Liste aufgeführten Kauf einzeln ändern. Wenn Sie für einen beliebigen Kauf das Feld Zu verarbeitende Anzahl auf einen Wert unter dem im Feld Verfügbar (Max.) setzen, teilen Sie diesen Kauf auf mehrere Lizenzen auf und können diesen Assistenten später erneut ausführen, um die Restmenge einer anderen Lizenz zuzuweisen. Wenn Sie mit den (in der folgenden Tabelle beschriebenen) Einstellungen für diesen Durchgang zufrieden sind, klicken Sie auf Berechtigungen anwenden.
      Wenn Sie mehrere Käufe verarbeiten, enthält die Liste der gewählten Käufe die folgenden Spalten:
      Spalte Anmerkungen
      Bestellnr.

      Der Identifikationscode der Bestellung zur Autorisierung des Kaufs.

      Beschreibung

      Details zum gekauften Artikel.

      Bestelltyp
      Die Art des Kaufs, z. B. Software, Hardware, Wartungsleistungen usw. Gibt an, ob eine automatisierte Verarbeitung des Kaufs möglich ist und ob der Kauf zu Lizenzberechtigungen hinzugerechnet werden kann.
      Tipp: Zum Zeitpunkt der Kaufverarbeitung, wenn der Kauf mit einer Lizenz verknüpft wird, wird dem einer erkannten Artikelnummer entnommenen Bestelltyp Vorrang vor diesem in den Eigenschaften des Kaufs eingerichteten Bestelltyp gewährt. Es wird dringend empfohlen, diese beiden Werte auf einander abgestimmt zu halten.

      Bei einer neuen unbefristeten Lizenz dürfen nur die Werte Nicht gesetzt oder Software angezeigt werden (und der Bestelltyp der Artikelnummer, falls zutreffend, muss Full version lauten).

      Tatsächliche Menge

      Die Gesamtanzahl der mit diesem Kauf erworbenen Einheiten. Je nach Bestelltyp kann es sich bei diesen „Einheiten“ um Lizenzberechtigungen oder Wartungsdeckung für diese Anzahl an Lizenzberechtigungen handeln.

      Wenn dieser Softwarekauf Wartungsdeckung beinhaltet, entspricht die Anzahl der Softwareberechtigungen der Anzahl der Wartungsberechtigungen (Wartungsdeckung).

      Verfügbar (Max.)

      Wenn aus diesem Kauf zuvor noch keine Berechtigungen zugewiesen wurden, entspricht die Zahl im Feld Verfügbar (Max.) der Menge im Feld Tatsächliche Menge. Wenn Sie jedoch zuvor schon einer anderen Lizenz einige Softwareberechtigungen zugewiesen haben, wird hier die Restmenge angezeigt, die Sie aus diesem Kauf höchstens noch einer davon abweichenden Lizenz zuweisen können.

      Zu verarbeitende Anzahl

      Standardmäßig wird hier der gleiche Wert wie in der Spalte Verfügbar (Max.) angezeigt und eine Erhöhung über diesen Höchstwert hinaus ist nicht möglich. Sie können jedoch die Drehfelder verwenden (oder einen Wert direkt in das Feld eingeben), um die Anzahl in einen niedrigeren Wert zu ändern, wenn Sie Ihrer Ziellizenz aus diesem Kauf weniger Softwareberechtigungen zuweisen möchten. Sie können die Mengen aus Ihren diversen Käufen nach Bedarf mischen und abgleichen.

  4. Wählen Sie eine Option aus der Dropdownliste Anwenden auf:
    Option Bezeichnung
    eine neue Lizenz (erstellen) Verwenden Sie diese Option, wenn in IT-Asset-Management zuvor keine entsprechende Lizenz erfasst wurde, oder wenn Sie eine neue Lizenz mit einem anderen Satz an Nutzungsrechten benötigen. Die neue Lizenz wird basierend auf den Eigenschaften des Kaufs erstellt. (Sie müssen die Standardwerte ggf. anschließend in den Lizenzeigenschaften bearbeiten.) Wenn eine bekannte Artikelnummer (Stock Keeping Unit, SKU) in den Kaufdaten erkannt wird, wird die neue Lizenz auf Basis der entsprechenden Vorlage aus der Bibliothek für Produktnutzungsrechte erstellt. Ansonsten können Sie auf späteren Seiten weitere Details angeben, nachdem Sie die Wartungsbestimmungen eingerichtet haben.
    Sobald die Lizenzfrage geklärt wurde, ist die Schaltfläche Wartung festlegen aktiviert.
  5. Klicken Sie auf Wartung festlegen.
    Tipp: Idealerweise sollten die Details zur Wartung in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben festgelegt worden sein. Sind sie dort vorhanden, werden sie in die Empfehlung kopiert. Die Wartungsoptionen werden hier jedoch weiterhin für Käufe angezeigt, bei denen die Wartungseinstellungen in den Eigenschaften des Kaufs nicht vollständig eingetragen wurden. Jede Änderung, die Sie in diesem Fenster vornehmen, wird in den Lizenzdatensatz aufgenommen (in das Feld Aktualisierungen bis zu einem festgelegten Datum unterstützen des Bereichs Upgrade-Rechte der Registerkarte Nutzungsrechte und Regeln) und ersetzt alle aus den Käufen verfügbaren Daten, während die Kaufdatensätze selbst unverändert erhalten bleiben.
  6. Wählen Sie aus der Dropdownliste Wartungstyp eine der folgenden Optionen aus:
    • Keine Angabe, wenn der Kauf keine Support- oder Wartungsoptionen enthält.
    • Vertrag, wenn der Kauf von einem vorhandenen Vertrag abgedeckt wird. Wählen Sie anschließend Folgendes: Einstellungen verwenden von einem empfohlenen Vertrag (wählen Sie einen aus den angezeigten Empfehlungen aus) oder einem bereits vorhandenen Vertrag (suchen) und verwenden Sie die Suchfunktion wie gewohnt.
    • Fest, wenn der Kauf einen festgelegten Wartungszeitraum enthält. Das System schlägt ein Enddatum für den festen Wartungszeitraum vor, das es aus dem Startdatum und der vorgeschlagenen Dauer ableitet. Das (hier nicht angezeigte) Startdatum wird der ersten verfügbaren Option folgender Elemente entnommen:
      • dem Startdatum der Wartung in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben
      • dem Rechnungsdatum in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Finanzielle Angaben
      • dem Kaufdatum in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben
      (In allen oben genannten Fällen ist das letzte Datum das, was verwendet wird, wenn Sie mehrere Käufe verarbeiten und die erste verfügbare Eigenschaft in mehreren dieser Käufe die gleiche ist.) Bei vorgegebenem Anfangsdatum wird das vorgeschlagene Enddatum mithilfe der ersten verfügbaren Option der folgenden Methoden berechnet:
      • Wenn in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben im Bereich Wartung ein Ablaufdatum enthalten ist, wird dieses Datum als Enddatum eingesetzt.
      • Wenn eine erkannte Artikelnummer mit dem Kauf verbunden ist und die Standarddefinition des Artikels einen Wartungszeitraum enthält, wird dieser Zeitraum dem Startdatum hinzugefügt, um ein Enddatum zu erhalten.
      • Dem Startdatum wird ein Jahr hinzugefügt, um ein Enddatum zu erhalten.
      Mit der Datumsauswahl können Sie im Feld Bis ein anderes Ablaufdatum festlegen, sollten dies aber mit Vorsicht tun.
      Warnung: Dieses Steuerelement ändert nur das Enddatum des Wartungszeitraums, nicht aber das Startdatum. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie einen 12-Monats-Wartungskauf auf 15 Monate verlängern, wenn Sie das Enddatum drei Monate in die Zukunft verschieben. Sicherer ist es jedoch, die Eigenschaften des Kaufs außerhalb des Assistenten zu ändern, um sicherzustellen, dass das Startdatum und das Ablaufdatum für die Wartung den korrekten Zeitraum aus dem Wartungskauf wiedergeben. Nachdem der Kauf mit der entsprechenden Lizenz verknüpft wurde, führen Änderungen an diesen Datumsangaben automatisch zu einer Aktualisierung der Lizenznutzungsrechte.
      Wenn die Ziellizenz mit einem Produkt verknüpft ist, für das in der Bibliothek für die Anwendungserkennung mehrere Versionen definiert sind, wird ein weiteres Steuerelement für Auf Version eingeblendet. Wenn die Wartung nach einer bestimmten Version endet, wählen Sie die letzte durch Wartung gedeckte Version aus dieser Dropdownliste aus und achten Sie darauf, dass das verbundene Kontrollkästchen markiert ist.
      Tipp: Sie können keinen Kauf mit einer Wartung des Typs Fest verarbeiten, bevor nicht zumindest eines der Kontrollkästchen für Bis oder Auf Version aktiviert wurde. (Wenn nur das Steuerelement Bis sichtbar ist, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen aktiviert bleibt.)
    • Unbegrenzt, bedeutet, die Wartungsvereinbarung hat kein Enddatum. (Dies ist nicht üblich.) Das Startdatum (nicht angezeigt) wird mithilfe desselben Vorgangs bestimmt, wie auch bei der Option Fest, die weiter oben beschrieben wurde. Hier wird jedoch kein Enddatum festgelegt.
  7. Verarbeiten Sie die bearbeitete Empfehlung. (Die Schaltfläche lautet auf Verarbeiten, wenn eine Ziellizenz vorhanden ist, oder auf Verarbeiten und Lizenz erstellen, wenn Sie die Option zum Erstellen einer neuen Lizenz gewählt haben.)
    Die nächsten Aktionen hängen davon ab, welche Lizenz Sie wählen:
    • Bei einer vorhandenen Lizenz mit allen Details wird der Assistentenbereich geschlossen. Eine Beschreibung der Ergebnisse finden Sie am Ende dieses Hilfethemas.
    • Wenn eine Lizenz erstellt werden muss, die aus den Angaben im Kaufdatensatz ausreichend definiert werden kann (zum Beispiel aufgrund einer bekannten Artikelnummer), werden deren Eigenschaften eingeblendet und Sie können mit Schritt 8 fortfahren.
    • Wenn eine neue Lizenz benötigt wird, aber nicht genügend Informationen verfügbar sind (z. B. wenn keine Artikelnummer erkannt wurde und die Kaufbeschreibung nicht genau einer zuvor erstellten Lizenz entspricht), wird die Seite Lizenz erstellen angezeigt. Ihr Kauf wird für die neue Lizenz bereits aufgelistet (und muss nicht erst ausgewählt oder weiterverarbeitet werden). Fahren Sie mit diesen untergeordneten Schritten fort.
    1. Verwenden Sie im Abschnitt Anwendung, die lizenziert werden soll den Befehl Suchen, um die von diesem Kauf abgedeckte Anwendung zu ermitteln.
      Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden eines Flyouts. Wenn Sie die Anwendung ausgewählt haben, werden die Steuerelemente im nächsten Abschnitt aktiviert und mit Optionen und Standardwerten belegt.
    2. Legen Sie die Details im Bereich Kaufübersicht fest:
      Steuerelement Hinweise
      Bestelltyp

      Die für diesen Kauf verwendete Methode bzw. Verfahrensweise.

      • OEM: Käufe, die Sie beim Erwerben oder Leasen von Hardware von einem Originalausrüster (Original Equipment Manufacturer, OEM) tätigen und die die Softwarelizenz beinhalten, z. B. die bereitgestellte Lizenz für das Betriebssystem.
      • Einzelhandel: Direkt bei einem Einzelhändler getätigte Käufe, in der Regel unbeeinflusst von anderen Vereinbarungen (Kaufverträgen, Wartungsverträgen).

        Bei Microsoft wird dies als Kauf eines „Fully Packaged Product“ (FPP) bezeichnet.

      • Abonnement: ein Kauf, bei dem regelmäßige Zahlungen erforderlich sind, damit das Abonnement weiterbesteht.
      • Volumen: Ein Kaufgegenstand aus einer Vereinbarung über den Erwerb von Volumenlizenzen.

      In manchen Fällen wird diese Liste standardmäßig auf Alle gesetzt. Bei dieser Einstellung beeinflusst der Bestelltyp nicht die Auswahl des Lizenzmodells (weiter unten auf der Seite).

      Rabattprogramm

      Ist nur aktiv, wenn Sie Volumen (oder Alle) als Bestelltyp ausgewählt haben. Sie können nur eine der Optionen aus der Dropdownliste auswählen. (Die Eingabe eigener Werte ist nicht möglich.)

      Das vom Softwarehersteller angebotene Rabattprogramm.

      Nur für große Anbieter verfügbar.

      Wartung

      Ist nur aktiv, wenn Sie Volumen (oder Alle) als ausgewählt haben.

      Wählen Sie Ja oder Nein, wenn Sie wissen, ob der Kauf Softwarewartung enthält. Akzeptieren Sie anderenfalls den Standardwert Beliebig.
      Lizenztyp

      Die Art der Lizenz, die vorgibt, welche Eigenschaften für die Lizenz verfügbar sind und wie der Compliance-Status für die Lizenz berechnet wird.

      Zusammenfassende Informationen über den Lizenztyp erhalten Sie in den Glossareinträgen (erweitern Sie das Inhaltsverzeichnis im linken Fensterbereich).

      Lizenzname
      Bei der automatischen Erstellung einer Lizenz wird für die Lizenz ein Standardname vergeben. Sie können den Namen bearbeiten, allerdings kann dies spätere Aktualisierungskäufe erschweren. Die Standardwerte lassen sich folgendermaßen ableiten:
      • Wenn die Lizenz anhand eines Lizenzmodells erstellt wird, leitet sich der Name von dem lizenzierten Softwareprodukt ab (dem Namen der Anwendung ohne Verweis auf eine bestimmte Version).
      • Wenn die Lizenz durch Import eines Microsoft License Statement (MLS) in eine Kalkulationstabelle erstellt wurde, entspricht der Name der Lizenz einer Kombination der im MLS-Datensatz aufgeführten Werte für Publisher (Herausgeber), Product (Produkt) und Edition.
      • Wenn die Lizenz während der Verarbeitung einer Bestellposition erstellt und für die betreffende Bestellposition eine erkannte SKU verwendet wurde, wird die Beschreibung der SKU als Standardname für die Lizenz verwendet. Dies beinhaltet in der Regel den Herausgeber, den Produktnamen, den Lizenztyp und die Sprache.
      • Wenn dagegen für die Bestellposition keine erkannte SKU verwendet wurde, wird der standardmäßige Lizenzname aus der Beschreibung der Bestellposition kopiert.

      Während Sie diese Werte ändern, können die Vorschläge für das Lizenzmodell aktualisiert werden.

    3. Wenn ein passendes Lizenzmodell in der Liste angezeigt wird, wählen Sie es aus.
      Tipp: Deaktivieren Sie versuchsweise das Kontrollkästchen Nur empfohlene Lizenzmodelle anzeigen, um mehr Modelle anzuzeigen, seien Sie aber vorsichtig beim Auswählen.
      Ein Lizenzmodell ist der schnellere Weg, die neue Lizenz zu konfigurieren, die Sie gerade erstellen, es muss aber kein Modell verwendet werden. Auch wenn Sie kein geeignetes Lizenzmodell finden, können Sie trotzdem fortfahren.
    4. Wenn Sie die optimalen Einstellungen gefunden haben, klicken Sie auf Erstellen.
      Kurz darauf wird die Seite mit den Eigenschaften für Ihre neue Lizenz angezeigt. (Der zugehörige Kauf ist bereits entsprechend verknüpft und wird auf der Registerkarte Käufe angezeigt.)
  8. Sie können die Lizenzeigenschaften nach Bedarf bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
  9. Klicken Sie auf Schließen, um die Lizenzeigenschaften zu verlassen und auf die Seite Nicht verarbeitete Käufe zurückzukehren.
Der Assistentenbereich wird geschlossen. Käufe, bei denen die gesamte Tatsächliche Menge jetzt zugewiesen wurde, werden nach der Verarbeitung nicht länger auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe angezeigt (sie wurden auf die Seite Verarbeitete Käufe verschoben). Wenn es für den Kauf noch Berechtigungen zum Verarbeiten gibt (beispielsweise, weil Sie die Aufteilung auf mehrere Lizenzen erst teilweise vollzogen haben), wird er auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe weiterhin angezeigt und die restliche Anzahl an Berechtigungen ist im Feld Verfügbare Menge enthalten.

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