Käufe

IT-Asset-Management (Cloud)
Jeder Kaufdatensatz in IT-Asset-Management entspricht üblicherweise einem Einzelposten aus einer Bestellung in Ihrem Beschaffungssystem. Sie können Käufe im Bereich Hardware Asset Management oder Software Asset Management erfassen:
  • Sie können Hardwarekäufe, Hardwarewartung und ähnliche Käufe in IT-Asset-Management mit dem Asset-Datensatz verknüpfen. (In den Eigenschaften eines Hardware-Assets können Sie auf der Registerkarte „Käufe“ entsprechende Beispiele ansehen.) Diese Art von Käufen werden auf der Seite Alle Käufe angezeigt (siehe Alle Käufe), jedoch nicht in anderen Listen in der Gruppe Beschaffung > Käufe und Anbieter.
  • Für das Software Asset Management (SAM) können mehrere zusammengehörige Käufe unterschiedlicher Art automatisch verarbeitet werden, um die Berechnungen der Lizenz-Compliance zu erleichtern. Dazu gehören Käufe von Lizenzberechtigungen, Wartung (oder Support oder Software Assurance) für die lizenzierten Berechtigungen, Upgrades, Abonnementlizenzen usw. In den Speziallisten der Gruppe Beschaffung > Käufe und Anbieter können jeweils nur SAM-bezogene Käufe angezeigt werden.
Zur Berechnung der Lizenz-Compliance leitet IT-Asset-Management die Lizenzberechtigungen von entsprechenden Kaufdatensätzen ab und vergleicht sie mit zugehörigen Datensätzen zur Anwendungsinstallation. Anhand zugehöriger Informationen wie SKUs (Stock Keeping Unit) oder ggf. dem Rabattprogramm des Herausgebers für einen Kauf können Sie Produktnutzungsrechte definieren, die bei der Bestimmung der Compliance-Position eine wichtige Rolle spielen. Beispiel:
  • Ein Kauf im Rahmen eines Volumen-Rabattprogramms enthält möglicherweise Upgrade- oder Downgrade-Rechte, wohingegen Einzelhandelslizenzen (bei Microsoft auch oft als FPP „Fully Packaged Product“ bezeichnet) diese Rechte normalerweise nicht enthalten.
  • Eine SKU kann beispielsweise angeben, dass der Lizenzkauf 12 Monate Wartung beinhaltet. Geringfügige Unterschiede bei den SKUs können sich stark auf den Lizenzverbrauch auswirken und ggf. Folgen für Lizenztyp, Wartungsdetails, Downgrade-Rechte usw. haben. Es wird empfohlen, bei der Bestellung die Herausgeber-SKU zu ermitteln und diese SKU bei Importen aus Ihrem Beschaffungssystem in IT-Asset-Management anzugeben. Das Ermitteln der korrekten SKU-Angaben über das Internet, um Lücken zu schließen, kann bei der Berechnung des Lizenzverbrauchs zu gravierenden Fehlern führen.
Manche SKUs können über die heruntergeladene Bibliothek für Produktnutzungsrechte erkannt werden; andere werden nach der ersten Verarbeitung erkannt. SKUs sind für die Automatisierung nicht zwingend erforderlich: Wenn keine SKUs zur Verfügung stehen, versucht IT-Asset-Management zunächst, den Namen einer bereits vorhandenen Lizenz zu finden, die mit der Beschreibung des Kaufs übereinstimmt. Ist dieser nicht verfügbar, wird nach einem übereinstimmenden Anwendungs-Namen gesucht. Es werden Aktionen auf Basis der besten, verfügbaren Informationen vorgeschlagen und Sie legen Ihre bevorzugte Steuerungsebene auf der Registerkarte Käufe der Seite Verwaltung > IT-Asset-Management – Einstellungen > Allgemeine Angaben fest. Anschließende Schritte:
  • Die Seite Nicht verarbeitete Käufe listet die Empfehlungen zusammen mit den unverarbeiteten Käufen auf, für die keine Empfehlungen abgegeben werden konnten (weitere Informationen finden Sie unter Unverarbeitete Käufe und den untergeordneten Themen).
  • Falls Sie die Verarbeitung einiger Käufe auf der oben genannten Seite zurückgestellt haben, werden diese Käufe auf die Seite Zurückgestellten Käufen verschoben, von der Sie auf die Käufe zur späteren Bearbeitung zugreifen können (siehe Zurückgestellte Käufe). Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, um Ihre Liste Nicht verarbeitete Käufe soweit wie möglich zu reduzieren, sodass neue Daten leichter erkennbar sind und sich rascher bearbeiten lassen.
  • Automatisch verarbeitete Käufe und solche, die Sie über den Assistenten zur Verarbeitung eines Kaufs auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe abgewickelt haben, werden auf der Seite Verarbeitete Käufe aufgeführt (siehe Verarbeitete Käufe).
Tipp: Käufe, die Sie manuell mit einer Lizenz verknüpfen (über die Eigenschaftenseite des Kaufs oder der Lizenz) werden auf den oben genannten Seiten nicht angezeigt. Diese manuell bearbeiteten Käufe finden Sie auf der Seite Alle Käufe.

Best Practices

Zusammenfassend lassen sich folgende Best Practices feststellen:
  • Bei der Bestellabwicklung sollte für jeden Bestellposten für Software oder Wartung immer die Herausgeber-SKU festgehalten werden.
  • Falls die SKU nicht verfügbar ist, geben Sie bei der Bestellung der Software die genauen Angaben aus der Bibliothek für die Anwendungserkennung an (einsehbar auf der Seite Seite Alle Anwendungen), einschließlich des genauen Anwendungsnamens.
  • Konfigurieren Sie auf der Seite Verwaltung > IT-Asset-Management – Einstellungen > Allgemeine Angaben auf der Registerkarte Käufe die Automatisierungseinstellungen. Lassen Sie dabei anfangs nur ein geringes Maß an Automatisierung zu, bis Sie mit den Automatisierungsvorgängen besser vertraut sind.
  • Die Kaufinformationen für die Einzelposten sollten aus dem Bestellsystem Ihres Unternehmens importiert werden. Dies kann über einen Businessadapter für automatisierte und regelmäßige Importvorgänge erfolgen, oder Sie importieren die Daten in Form von Kalkulationstabellen (siehe Upload einer Bestellung). Dabei darf jeder Kaufdatensatz nur eine Artikelart enthalten. (Im Gegensatz zur ursprünglichen Bestellung, die mehrere Bestellposten enthalten darf, ist in IT-Asset-Management jede Bestellposition einem einzelnen Kaufdatensatz zugeordnet). Natürlich kann ein Kauf mehrere gleichartige Artikel enthalten, beispielsweise 50 x Microsoft Office 365.
  • Prüfen Sie regelmäßig, ob auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe neue Empfehlungen oder unverarbeitete Käufe angezeigt werden. Verarbeiten Sie die Käufe mithilfe des Assistenten (auf der gleichen Seite) oder stellen Sie die Käufe zurück, die nicht unmittelbar verarbeitet werden können. So halten Sie die Liste kurz und übersichtlich. (Denken Sie auch daran, die Seite Zurückgestellten Käufen regelmäßig zu prüfen, da die Käufe auf dieser Seite nicht zu Ihrer Compliance-Position beitragen.) Die Liste wird aktualisiert, nachdem Käufe importiert (ggf. müssen Sie die Anzeige aktualisieren) oder die Eigenschaften eines Kaufs in der Liste bearbeitet wurden. Beachten Sie, dass die Empfehlungen sich nach jeder Compliance-Berechnung (die normalerweise über Nacht durchgeführt wird) ändern können.

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