Registerkarte „Dokumente“

IT-Asset-Management (Cloud)
In der Registerkarte Zugehörige Dokumente sind alle Dokumente aufgelistet, die mit dem Vertrag verknüpft wurden (z. B. der Scan eines unterzeichneten gedruckten Dokuments). Für diese sind folgende Aktionen möglich:
  • In die Operationsdatenbank hochgeladen und dort (als Datentyp Image und unverschlüsselt gespeichert) hinterlegt.
  • Sie können beschrieben werden, wenn die Originalversion ein physisches Dokument in einem Archiv ist.
  • Sie können entweder als UNC-Dateipfad oder URL angegeben werden. In diesen Fällen kann das Dokument je nach verwendetem Browser und den Sicherheitseinstellungen durch Klicken auf den Pfad mit der Standardanwendung geöffnet werden (oder nicht geöffnet werden). Wenn das Dokument nicht automatisch geöffnet werden kann, wird ein Dialogfeld angezeigt, sodass Sie den Pfad an die richtige Stelle kopieren können.
Auf dieser Seite:

Zusammenfassung der wichtigsten Aktionen

Auf dieser Registerkarte können Sie folgende Aktionen ausführen:
Aktion Hinweise
Wechseln zwischen einer zusammenfassenden Karte der verknüpften Dokumente und einer Listenansicht. Schalten Sie mithilfe des Karten- oder Listensymbols über dem Anzeigebereich um.
Anhängen von Dokumenten. Alle Optionen, einschließlich Speichern von Kopien in der Datenbank und Verknüpfen mit einer Onlinekopie oder Angeben eines physischen Standorts, werden im oben verknüpften, untergeordneten Hilfethema beschrieben.
Aktualisieren der Details, die Sie für das Dokument eingetragen haben.
  • Sie können in der Listenansicht entweder das Dokument auswählen und über der Liste auf Bearbeiten klicken (die Schaltfläche Bearbeiten ist nur in der Listenansicht verfügbar) oder in der Spalte Aktionen für dieses Dokument auf das Bearbeitungssymbol klicken.
  • Klicken Sie in der Kartenansicht auf das Bearbeitungssymbol auf der Karte, um das Dokument zu aktualisieren
Tipp: Änderungen werden nur übernommen, wenn Sie auf Speichern klicken. Wenn Sie zuvor ein Dokument hochgeladen und gespeichert haben und seine Details nun bearbeiten, den Dokumentpfad jedoch leer lassen, verwendet das System das vorhandene hochgeladene Dokument. Wenn Sie beim Hochladen einer neuen Version des Dokuments den Dokumentpfad angeben, wird die neue Version ebenfalls im Versionsverlauf gespeichert; alte und aktuelle Version werden dabei in der Datenbank gespeichert.
Überprüfen aller Versionen eines Dokuments (nachdem Sie Details aktualisiert oder eine neue Version des Dokuments hochgeladen haben).
  • Klicken Sie in der Listenansicht in der Spalte Aktionen des Dokuments auf das Verlaufssymbol .
  • Klicken Sie in der Kartenansicht auf der Karte des Dokuments auf das Verlaufssymbol .
Tipp: Das Verlaufssymbol ist nur verfügbar, wenn Sie mehrere Revisionen der Dokumentendetails gespeichert haben. Ältere Versionen des Dokuments sind in dieser Ansicht verfügbar.
Herunterladen der aktuellsten in der Betriebsdatenbank gespeicherten Dokumentenversion.
  • Klicken Sie in der Listenansicht in der Spalte Aktionen des Dokuments auf das Downloadsymbol .
    Tipp: Verwenden Sie hierfür nicht das Downloadsymbol oberhalb der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird der Inhalt der Liste als Excel-Tabelle exportiert.
  • Klicken Sie in der Kartenansicht auf der Karte auf das Downloadsymbol , um das Dokument herunterzuladen.
Löschen Sie das Dokument und den Verweis darauf aus diesem Datensatz.
  • Wählen Sie in der Listenansicht das Dokument aus der Liste aus, und klicken Sie auf Löschen (oberhalb der Liste). Sie können mehrere Zeilen auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen ganz links aktivieren.
  • Klicken Sie in der Kartenansicht auf der Karte des Dokuments auf das Papierkorbsymbol . Sie werden mit einem Dialogfeld darauf hingewiesen, dass der gesamte Versionsverlauf des Dokuments ebenfalls entfernt wird. Klicken Sie auf OK, um das Löschen zu bestätigten (oder auf Abbrechen, wenn Sie Ihre Meinung geändert haben). Die Einträge werden dann aus der Liste entfernt. Der Löschvorgang wird beim nächsten Klicken auf Speichern auf der Eigenschaftenseite ausgeführt.
Wichtig: Vorgänge können nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Sie auf Speichern klicken, hängt die Aktion vom Typ der Verknüpfung ab:
  • In die Compliance-Datenbank hochgeladene Dateien werden aus dieser gelöscht.
  • Details zu Dateien oder Webadressen, die durch Verweise verknüpft waren, werden entfernt (die Originaldateien bleiben selbstverständlich erhalten).
  • Beschreibungen physischer Standorte von Dokumenten werden entfernt.

Erläuterung der Kartenansicht

In der Kartenansicht werden folgende Informationen angezeigt:

Verfügbare Spalten in der Listenansicht

Folgende Spalten sind in der Listenansicht angehängter Dokumente verfügbar.

Spalte Details
Aktionen
Eine Gruppe von Symbolen, mit denen die einzelnen Aktionen für das Dokument ausgeführt werden können, das in derselben Zeile aufgelistet ist:
  • – Nur aktiviert, wenn mehrere Versionen desselben Dokuments auf den zentralen Anwendungsserver hochgeladen wurden; hier wird eine Liste der gespeicherten Revisionen angezeigt. Frühere Versionen hochgeladener Dokumente sind hier ebenfalls verfügbar.
  • – Ermöglicht die Bearbeitung des Dokumentendatensatzes (nicht jedoch des Dokuments selbst). Entspricht dem Vorgang, wenn Sie das Dokument in der Listenansicht auswählen und über der Liste auf Bearbeiten klicken. Dabei müssen Sie ggf. die Anhangsmethode (oder den Typ des Datensatzes) wechseln, sodass Sie ein gescanntes Dokument als PDF-Datei hochladen können, statt auf das physische Dokument zu verweisen.
  • – Abrufen einer Kopie des Dokuments, falls verfügbar (dieses Symbol ist für Datensätze deaktiviert, die einen physischen Standort angeben). Bei Dokumenten, die auf den zentralen Anwendungsserver hochgeladen wurden, wird hierdurch eine Kopie der Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Bei Datensätzen von Dokumenten, bei denen die Dateien unter einem UNC-Pfad gespeichert sind, wird ein Dialogfeld angezeigt, über das Sie den Pfad in Windows-Explorer oder in Ihren Webbrowser kopieren können. Datensätze, bei denen eine URL angegeben ist, werden im Webbrowser in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Weder die Aktionen noch die entsprechenden Symbole sind konfigurierbar.

Angehängt von

Das Konto (der Anmeldename) des Operators, von dem der Datensatz des angehängten Dokuments erstellt wurde.

Nicht bearbeitbar.

Angehängt am

Der Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit, zu dem der Operator diese Version des Dokuments mit dem Kaufdatensatz verknüpft hat.

Nicht bearbeitbar.

Beschreibung

Die zuletzt beim Anhängen oder Bearbeiten der Dokumentendetails von einem Operator eingegebenen Informationen.

Bearbeitbar in den betreffenden Eigenschaften in der Registerkarte Dokumente, wenn Sie die Verknüpfung mit dem zugehörigen Dokument erstellen (oder aktualisieren).

Dateityp

Bei hochgeladenen Dateien ist dies der vom System festgestellte Dateityp. Bei anderen Arten von verknüpften Dokumenten wird hier Unbekannt angezeigt.

Nicht bearbeitbar.

Name
Zeigt die Verbindungsdetails für dieses Dokument an:
  • Der Dateiname für hochgeladene Dokumente
  • Die Verknüpfungsdetails für UNC- oder URL-Verknüpfungen
  • Die Details zum Standort, die Sie für physische Dokumente eingegeben haben.

Bearbeitbar in den Eigenschaften des Kaufs in der Registerkarte Dokumente, wenn Sie die Verknüpfung mit dem zugehörigen Dokument erstellen (oder aktualisieren).

Größe

Zeigt bei hochgeladenen Dateien die vom System festgestellte Größe an (maximal 10MB pro Datei). Bei Karten oder Listen für andere Arten von Verknüpfungen mit Dokumenten wird Unbekannt angezeigt.

Nicht bearbeitbar.

Typ

Die Art des Verweises auf das zugehörige Dokument (Dokumentupload, Dateispeicherort, Physischer Standort, URL).

Wird beim Erstellen der Verknüpfung mit dem zugehörigen Dokument festgelegt.

Tipp: Sie können dieses Feld beim Bearbeiten des Dokumentendatensatzes bearbeiten. Beispiel: Ursprünglich haben Sie einen Verweis auf ein physisches Dokument angegeben, doch inzwischen haben Sie das Dokument gescannt und möchten die entsprechende PDF-Datei hochladen und in der Betriebsdatenbank speichern. Ändern Sie dazu einfach die Anhangsmethode in Dokumentupload, geben Sie die übrigen Details an und laden Sie die PDF-Datei hoch.

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