Abonnement (Lizenz)

Eine Abonnementlizenz zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
  • Sie ist zeitlich beschränkt, d. h. Lizenzberechtigungen werden für einen festgelegten Zeitraum bereitgestellt.
  • Sie kann über regelmäßige Zahlungen erneuert werden, die den Berechtigungszeitraum verlängern.
In IT-Asset-Management ist ein Abonnement kein spezieller Lizenztyp. Vielmehr kann ein Abonnement als Eigenschaft betrachtet werden, die auf beliebige Lizenztypen zutreffen kann. Beispielsweise kann eine Abonnementlizenz des Typs Device die gleichen Eigenschaften wie beliebige andere (unbefristete) Device-Lizenzen haben, sowie folgende zusätzliche Eigenschaften:
  • Ein Gültigkeitsende, das festlegt, ab wann Sie die lizenzierte Software (die mit dem Lizenzdatensatz verknüpften Anwendungen) nutzen dürfen
  • Ein Ablaufdatum, das festlegt, wann Sie entweder Ihr Abonnement über eine weitere Zahlung verlängern müssen bzw. wann Sie die Software nicht mehr nutzen dürfen.
Mithilfe von IT-Asset-Management können Sie Lizenzabonnements flexibel verwalten:
  • Wenn Ihr Unternehmen für jede für Ihr Abonnement fällige Zahlung eine Bestellung generiert (oder einer Bestellung einen Einzelposten hinzufügt), können Sie der Lizenz einfach den Kaufdatensatz anfügen.
  • Falls Sie für die ursprüngliche Beschaffung der Lizenz nur eine einzelne Bestellung verzeichnen und die Verlängerung der Lizenz über automatische Zahlungen abläuft, können Sie einen Zahlungsplan erstellen, über den sich die regelmäßigen Zahlungen nachverfolgen lassen.
Die Vorteile und Unterschiede dieser beiden Vorgehensweisen werden nachfolgend erläutert.

Verwaltung über Käufe

Diese Vorgehensweise ermöglicht einen hohen Grad an Automatisierung, einschließlich der Anpassung von Berechtigungen, falls das Abonnement abläuft. Sie umfasst üblicherweise folgende Schritte:
  1. Importieren Sie die Kaufdatensätze aus Ihrem Beschaffungssystem (oder einer Kalkulationstabelle, oder erstellen Sie die Datensätze manuell). Dabei müssen folgende Bedingungen erfüllt werden:
    • Jeder Kauf weist für den Bestelltyp den Wert Software-Abonnement auf oder verweist auf eine erkannte SKU, deren eigener Bestelltyp den Wert Subscription hat (bei Konflikten hat die SKU-Einstellung Vorrang).
    • Jeder Kauf verfügt über ein Gültigkeitsende, das den Start oder die Erneuerung des Abonnements festlegt.
    • Jeder Kauf verfügt über ein Ablaufdatum, das angibt, wann der Abonnementzeitraum, der durch die entsprechende Zahlung abgedeckt wird, abläuft (im Idealfall ist das Startdatum des nächsten Kaufs der Tag nach Ablauf dieses Zeitraums).
    • Jeder Kauf verzeichnet vorzugsweise die Artikelnummer (SKU) für die zugehörige Software (oder es wird zumindest eine identische Beschreibung der Software verwendet).
  2. Verarbeiten Sie den ersten dieser Käufe (wechseln Sie auf die Seite Nicht verarbeitete Käufe und lesen Sie die die Informationen unter Verarbeiten eines Kaufs eines Abonnements), um die entsprechende Lizenz zu erstellen. Verarbeiten Sie anschließend die übrigen Käufe (für die die Empfehlungen auf der Seite auf die gleiche Lizenz verweisen, ausgehend von der passenden Artikelnummer (SKU) oder Beschreibung). Allein durch die Verknüpfung dieser Käufe mit der Lizenz stellen Sie sicher, dass die Dauer der Lizenz auf Abonnement gesetzt und ihr Ablaufdatum auf das späteste Ablaufdatum aktualisiert wird, das in einem der verbundenen Käufe dokumentiert ist.
  3. Wenn sich das Ablaufdatum des letzten Kaufs nähert, wird die Lizenz (und verknüpfte Käufe) in der Seite Ablaufende Lizenzen und Wartung (siehe Ablaufende Lizenzen und Wartung) angezeigt, sodass Sie geeignete Maßnahmen ergreifen können. Beispielsweise:
    • Einen weiteren Kaufdatensatz importieren oder erstellen, um das Abonnement zu verlängern, oder
    • das Abonnement ablaufen lassen. Zu diesem Zeitpunkt verfallen die Berechtigungen, die über die entsprechenden regelmäßigen Zahlungen abgedeckt wurden. Installationen, die in nachfolgenden Inventarimporten für diese Lizenz festgestellt werden, werden als „potenziell gefährdet“ gekennzeichnet.

Verwaltung über Zahlungspläne

Bei dieser Vorgehensweise können Sie Abläufe direkt manuell steuern und ggf. eingreifen; außerdem ermöglicht sie detaillierte Finanzaufzeichnungen. Sie umfasst üblicherweise folgende Schritte:
  1. Sie erstellen die Lizenz für das Softwareabonnement. (Falls für das Abonnement der zugrunde liegende Kauf vorliegt, können Sie den Kauf entsprechend verarbeiten, sodass die Lizenz und die Kaufdatensätze miteinander verknüpft werden.)
  2. Sie erstellen einen Vertrag (weil Zahlungspläne nur mit einem zugehörigen Vertrag vorliegen können). Als geeigneten Vertragstyp können Sie Abonnement wählen, obwohl je nach Unternehmensvorgaben auch Softwarelizenz in Frage kommt. Bei Bedarf können Sie den Vertrag mit der Lizenz verknüpfen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
  3. Nachdem der Vertrag gespeichert wurde, können Sie die Registerkarte Zahlungspläne anzeigen und den Zahlungsplan erstellen, einschließlich der Angaben von eingeplanten und geschätzten Beträgen. In den Zahlungsplaneigenschaften in der Registerkarte Lizenzen können Sie diesen Zahlungsplan direkt mit der von Ihnen erstellten Lizenz verknüpfen.
  4. Wenn jetzt eine Ratenzahlung des Zahlungsplans näher rückt, wird die Lizenz auf der Seite Lizenzen mit fälligen Zahlungen angezeigt (siehe Lizenzen mit fälligen Zahlungen). Zum entsprechenden Zeitpunkt können Sie jede Ratenzahlung als „bezahlt“ markieren.
    Hinweis: Das Ändern dieser Einstellung wirkt sich nicht auf die Eigenschaften von verknüpften Lizenzen aus. Daher müssen Sie ggf. auch das Ablaufdatum in den Lizenzeigenschaften anpassen.
  5. Zahlungspläne haben keine Auswirkungen auf Lizenzberechtigungen. Falls Sie ein Abonnement ablaufen lassen, müssen Sie daher die verfügbaren Berechtigungen auf der Lizenz manuell auf Null reduzieren.

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