Verarbeiten eines Wartungskaufs

IT-Asset-Management (Cloud)

„Assistent zur Verarbeitung eines Kaufs“ wird der blaue Arbeitsbereich der Seite Nicht verarbeitete Käufe genannt, der bei Bedarf eingeblendet wird. Darstellung und Verhalten dieses Assistenten können sich in Abhängigkeit von allen Aspekten des Kaufs ändern. Um die Beschreibung zu vereinfachen, beschäftigt sich dieses Hilfethema nur mit einem einzigen Fall:

den Kauf oder die Verlängerung einer Wartung für eine Lizenz (ohne das Hinzufügen von Lizenzberechtigungen).

Am Ende verlangt jede Lizenz, dass entweder keine Wartung mit ihr verbunden ist, oder dass die Anzahl der Wartungsberechtigungen (Wartungsdeckung) mit der Anzahl der Softwareberechtigungen in der Lizenz genau übereinstimmt. Es ist jedoch nicht erforderlich, die Anzahl der Wartungsberechtigungen mit der Anzahl der in der Lizenz enthaltenen Softwareberechtigungen abzugleichen, bevor ein Wartungskauf verarbeitet wird:
  • Wenn in einem Kauf mehr Wartungsberechtigungen enthalten sind als es Softwareberechtigungen in der Lizenz gibt, können Sie den Kauf aufteilen, um die Wartung auf mehrere getrennte Lizenzen anzuwenden. Arbeiten Sie den Vorgang mehrere Male durch, einmal für jede betroffene Lizenz, und verteilen Sie die Menge aus dem Kauf nach Bedarf.
  • Wenn ein Kauf keine ausreichende Anzahl an Wartungsberechtigungen (Wartungsdeckung) bereit hält, um der Anzahl an Softwareberechtigungen für eine Lizenz zu entsprechen, können Sie die Differenz entweder durch einen weiteren Wartungskauf decken oder die Lizenz in zwei Lizenzen aufteilen (eine Lizenz mit Wartung und eine Lizenz ohne), um den unterschiedlichen Produktnutzungsrechten Rechnung zu tragen, die mit bzw. ohne Wartung gelten. Das geschieht häufiger bei Wartungsverlängerungen, bei denen Sie sich dazu entschließen, die Wartung für Lizenzberechtigungen, die über die momentanen Anforderungen hinausgehen, nicht zu verlängern. Weitere Informationen zur Neuausrichtung von Wartung (in der Regel durch Teilung der zugehörigen Lizenzen) finden Sie unter Wartungsberechtigungen zwischen Lizenzen verschieben.

Diesen Vorgang beginnen Sie auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe.

Tipp: Wenn Sie einen Kauf von Softwarewartung verarbeiten, müssen die Lizenzen, auf die die Wartung angewendet werden soll, vor Beginn der Verarbeitung bereits vorhanden sein.

So verarbeiten Sie Wartungskäufe (sowohl neue als auch Verlängerungen):

  1. Wählen Sie die entsprechenden Zeilen aus der Liste nicht verarbeiteter Käufe aus.
    Sie können mehrere Käufe auswählen, solange alle als Bestelltyp Softwarewartung. (Wenn Ihre Auswahl andere Typen enthält, bleibt die Schaltfläche zum Verarbeiten deaktiviert. Versuchen Sie es damit, weniger Käufe auszuwählen. Wenn Sie mehrere Käufe auswählen, wird als Ablaufdatum der Wartungslizenz das letzte Ablaufdatum in den ausgewählten Käufen vorgeschlagen (aber Sie können dieses Datum bei Bedarf anpassen).
    Tipp: Versuchen Sie, Ihre Ergebnisse nach der Spalte Aktion zu gruppieren (die über die Spaltenauswahl verfügbar ist). So können Sie sich auf einen Teilsatz von Käufen konzentrieren, die in vergleichbarer Weise verarbeitet werden.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verarbeiten.
    Ein neuer Verarbeitungsbereich wird über der Liste geöffnet. Das Feld Verfügbar (Max.) enthält die gesamte Wartungsdeckung die durch die ausgewählten Käufe noch verfügbar ist (weitere Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten).
  3. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, je nachdem, ob Sie einen Kauf oder mehrere Käufe verarbeiten, die sich alle auf dieselbe Lizenz: beziehen:
    • Für einen einzelnen Kauf: Passen Sie bei Bedarf das Feld Zu verarbeitende Menge an. Geben Sie dazu entweder einen Wert direkt ein oder verwenden Sie die Drehfelder, um die Anzahl festzulegen, die der Lizenz zugewiesen werden soll, die Sie in Kürze ermitteln werden.

      Per Voreinstellung entspricht die zu verarbeitende Menge der Angabe im Feld Verfügbar (Max.). Wenn Sie diesen Wert nicht ändern, wird deshalb die gesamte verfügbare Wartung der einen Lizenz zugewiesen. Wenn das Feld Zu verarbeitende Menge (nach Anpassung) einen kleineren Wert aufweist als das Feld Anzahl der erworbenen Upgrades, teilen Sie den Kauf auf mehrere Lizenzen auf und können diesen Assistenten später ein weiteres Mal durchlaufen, um die übrige Wartung zuzuweisen.

    • Für mehrere Käufe: Die Liste der gewählten Käufe enthält eine Spalte namens Zu verarbeitende Anzahl und Sie können die Anzahl, die der einen Lizenz zugewiesen werden soll, für jeden in der Liste aufgeführten Kauf einzeln ändern. Wenn Sie für einen beliebigen Kauf das Feld Zu verarbeitende Anzahl auf einen Wert unter dem im Feld Verfügbar (Max.) setzen, teilen Sie diesen Kauf auf mehrere Lizenzen auf und können diesen Assistenten später erneut ausführen, um die Restmenge einer anderen Lizenz zuzuweisen. Wenn Sie mit den (in der folgenden Tabelle beschriebenen) Einstellungen für diesen Durchgang zufrieden sind, klicken Sie auf Berechtigungen anwenden (wobei es sich in diesem Fall um die Anzahl der Berechtigungen handelt, auf die durch diesen Kauf Wartung angewendet wird).
      Wenn Sie mehrere Käufe verarbeiten, enthält die Liste der gewählten Käufe die folgenden Spalten:
      Spalte Hinweise
      Bestellnr.

      Der Identifikationscode der Bestellung zur Autorisierung des Kaufs.

      Beschreibung

      Details zum gekauften Artikel.

      Bestelltyp
      Die Art des Kaufs, z. B. Software, Hardware, Wartungsleistungen usw. Gibt an, ob eine automatisierte Verarbeitung des Kaufs möglich ist und ob der Kauf zu Lizenzberechtigungen hinzugerechnet werden kann.
      Tipp: Zum Zeitpunkt der Kaufverarbeitung, wenn der Kauf mit einer Lizenz verknüpft wird, wird dem einer erkannten Artikelnummer entnommenen Bestelltyp Vorrang vor diesem in den Eigenschaften des Kaufs eingerichteten Bestelltyp gewährt. Es wird dringend empfohlen, diese beiden Werte auf einander abgestimmt zu halten.

      Für einen separaten Wartungskauf bzw. eine Wartungsverlängerung sollte nur der Wert Softwarewartung angezeigt werden.

      Tatsächliche Menge

      Die Gesamtanzahl der mit diesem Kauf erworbenen Einheiten. Je nach Bestelltyp kann es sich bei diesen „Einheiten“ um Lizenzberechtigungen oder Wartungsdeckung für diese Anzahl an Lizenzberechtigungen handeln.

      In diesem Fall entspricht die Menge der Anzahl der Lizenzberechtigungen, die durch die gekaufte Wartung gedeckt wird.

      Verfügbar (Max.)

      Wenn aus diesem Kauf zuvor noch keine Wartung zugewiesen wurde, entspricht die Zahl im Feld Verfügbar (Max.) der Menge im Feld Tatsächliche Menge. Wenn Sie zuvor jedoch schon einige Wartungsberechtigungen an eine andere Lizenz vergeben haben, wird hier die Restmenge angezeigt, die Sie aus diesem Kauf höchstens noch einer anderen Lizenz zuweisen können.

      Zu verarbeitende Anzahl

      Standardmäßig wird hier der gleiche Wert wie in der Spalte Verfügbar (Max.) angezeigt und eine Erhöhung über diesen Höchstwert hinaus ist nicht möglich. Sie können jedoch die Drehfelder verwenden (oder einen Wert direkt in das Feld eingeben), um die Anzahl in einen niedrigeren Wert zu ändern, wenn Sie Ihrer Ziellizenz aus diesem Kauf weniger Wartungsberechtigungen zuweisen möchten. Sie können die Mengen aus Ihren diversen Käufen nach Bedarf mischen und abgleichen.

      Wenn Sie die zu verarbeitenden Mengen aus ihren diversen ausgewählten Käufen angegeben haben, klicken Sie auf Berechtigungen anwenden, um zur nächsten Seite des Assistenten zu wechseln.
  4. Wählen Sie eine Option aus der Dropdownliste Anwenden auf:
    Option Bezeichnung
    eine empfohlene Lizenz
    Diese Option ist standardmäßig ausgewählt, wenn das System geeignete Lizenzen in der nachfolgenden Liste vorschlägt. In der Liste mit den vorgeschlagenen Lizenzen finden Sie folgende Angaben:
    • Priorität, ermittelt durch den internen Empfehlungsprozess
    • Lizenz, der Name aus den Lizenzeigenschaften
    • Grund, eine Erklärung dafür, warum diese Lizenz angezeigt wird So kann eine Lizenz vorgeschlagen werden, weil der Kauf folgendes Kriterium erfüllt: Übereinstimmung mit einer Anwendungsversion, die niedriger als die höchste verfügbare Version ist (das heißt, die einzige Übereinstimmung bezieht sich auf eine frühere Anwendungsversion).
    Wenn Sie eine Lizenz aus diesen Vorschlägen verwenden möchten, wählen Sie diese Zeile der Liste aus.
    eine bereits vorhandene Lizenz (suchen) Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie wissen, dass eine geeignete Lizenz vorhanden ist, aber nicht vom automatischen Prozess ausgewählt wurde (wenn keine Lizenz empfohlen wird, ist dies die Standardoption). Durch diese Auswahl wird ein neues Steuerelement Lizenzen unter der Dropdownliste angezeigt: klicken Sie in das Feld, um den Steuerbefehl Suchen zu aktivieren. Geben Sie wahlweise einige Zeichen des Lizenznamens oder Herausgebers ein, um die zurückgegebenen Lizenzen zu konzentrieren, und klicken Sie auf Suchen (Details zu den Feldern des Suchergebnisses finden Sie unter In den Ergebnissen der Lizenzsuche verfügbare Felder). Wählen Sie eine Lizenz aus den Suchergebnissen aus, und klicken Sie auf Lizenz hinzufügen.
    Sobald die Lizenzfrage geklärt wurde, ist die Schaltfläche Wartung festlegen aktiviert.
  5. Klicken Sie auf Wartung festlegen.
    Tipp: Idealerweise sollten die Details zur Wartung in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben festgelegt worden sein. Sind sie dort vorhanden, werden sie in die Empfehlung kopiert. Die Wartungsoptionen werden hier jedoch weiterhin für Käufe angezeigt, bei denen die Wartungseinstellungen in den Eigenschaften des Kaufs nicht vollständig eingetragen wurden. Jede Änderung, die Sie in diesem Fenster vornehmen, wird in den Lizenzdatensatz aufgenommen (in das Feld Aktualisierungen bis zu einem festgelegten Datum unterstützen des Bereichs Upgrade-Rechte der Registerkarte Nutzungsrechte und Regeln) und ersetzt alle aus den Käufen verfügbaren Daten, während die Kaufdatensätze selbst unverändert erhalten bleiben.
  6. Wählen Sie aus der Dropdownliste Wartungstyp eine der folgenden Optionen aus:
    • Vertrag, wenn der Kauf von einem vorhandenen Vertrag abgedeckt wird. Wählen Sie anschließend Folgendes: Einstellungen verwenden von einem empfohlenen Vertrag (wählen Sie einen aus den angezeigten Empfehlungen aus) oder einem bereits vorhandenen Vertrag (suchen) und verwenden Sie die Suchfunktion wie gewohnt.
    • Fest, wenn der Kauf einen festgelegten Wartungszeitraum enthält. Das System schlägt ein Enddatum für den festen Wartungszeitraum vor, das es aus dem Startdatum und der vorgeschlagenen Dauer ableitet. Das (hier nicht angezeigte) Startdatum wird der ersten verfügbaren Option folgender Elemente entnommen:
      • dem Startdatum der Wartung in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben
      • dem Rechnungsdatum in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Finanzielle Angaben
      • dem Kaufdatum in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben
      (In allen oben genannten Fällen ist das letzte Datum das, was verwendet wird, wenn Sie mehrere Käufe verarbeiten und die erste verfügbare Eigenschaft in mehreren dieser Käufe die gleiche ist.) Bei vorgegebenem Anfangsdatum wird das vorgeschlagene Enddatum mithilfe der ersten verfügbaren Option der folgenden Methoden berechnet:
      • Wenn in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben im Bereich Wartung ein Ablaufdatum enthalten ist, wird dieses Datum als Enddatum eingesetzt.
      • Wenn eine erkannte Artikelnummer mit dem Kauf verbunden ist und die Standarddefinition des Artikels einen Wartungszeitraum enthält, wird dieser Zeitraum dem Startdatum hinzugefügt, um ein Enddatum zu erhalten.
      • Dem Startdatum wird ein Jahr hinzugefügt, um ein Enddatum zu erhalten.
      Mit der Datumsauswahl können Sie im Feld Bis ein anderes Ablaufdatum festlegen, sollten dies aber mit Vorsicht tun.
      Warnung: Dieses Steuerelement ändert nur das Enddatum des Wartungszeitraums, nicht aber das Startdatum. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie einen 12-Monats-Wartungskauf auf 15 Monate verlängern, wenn Sie das Enddatum drei Monate in die Zukunft verschieben. Sicherer ist es jedoch, die Eigenschaften des Kaufs außerhalb des Assistenten zu ändern, um sicherzustellen, dass das Startdatum und das Ablaufdatum für die Wartung den korrekten Zeitraum aus dem Wartungskauf wiedergeben. Nachdem der Kauf mit der entsprechenden Lizenz verknüpft wurde, führen Änderungen an diesen Datumsangaben automatisch zu einer Aktualisierung der Lizenznutzungsrechte.
      Wenn die Ziellizenz mit einem Produkt verknüpft ist, für das in der Bibliothek für die Anwendungserkennung mehrere Versionen definiert sind, wird ein weiteres Steuerelement für Auf Version eingeblendet. Wenn die Wartung nach einer bestimmten Version endet, wählen Sie die letzte durch Wartung gedeckte Version aus dieser Dropdownliste aus und achten Sie darauf, dass das verbundene Kontrollkästchen markiert ist.
      Tipp: Sie können keinen Kauf mit einer Wartung des Typs Fest verarbeiten, bevor nicht zumindest eines der Kontrollkästchen für Bis oder Auf Version aktiviert wurde. (Wenn nur das Steuerelement Bis sichtbar ist, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen aktiviert bleibt.)
    • Unbegrenzt, bedeutet, die Wartungsvereinbarung hat kein Enddatum. (Dies ist nicht üblich.) Das Startdatum (nicht angezeigt) wird mithilfe desselben Vorgangs bestimmt, wie auch bei der Option Fest, die weiter oben beschrieben wurde. Hier wird jedoch kein Enddatum festgelegt.
  7. Verarbeiten Sie die bearbeitete Empfehlung.
Der Assistentenbereich wird geschlossen. Käufe, bei denen die gesamte Tatsächliche Menge jetzt zugewiesen wurde, werden nach der Verarbeitung nicht länger auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe angezeigt (sie wurden auf die Seite Verarbeitete Käufe verschoben). Wenn es für den Kauf noch Berechtigungen zum Verarbeiten gibt (beispielsweise, weil Sie die Aufteilung auf mehrere Lizenzen erst teilweise vollzogen haben), wird er auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe weiterhin angezeigt und die restliche Anzahl an Berechtigungen ist im Feld Verfügbare Menge enthalten.

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