Registerkarte „Käufe“

IT-Asset-Management (Cloud)
In dieser Registerkarte sind die mit diesem Vertrag verbundenen Käufe aufgelistet. Sie können Käufe mithilfe der Suchfunktion in dieser Registerkarte mit diesem Vertrag verknüpfen. Sie können außerdem:
  • zu den Eigenschaften eines bereits mit diesem Vertrag verknüpften Kaufs navigieren, indem Sie ihn entweder aus der Liste der Käufe hier auswählen und auf Öffnen klicken oder indem Sie in der Liste auf den Kauf doppelklicken.
  • die Verknüpfung zwischen diesem Vertrag und einem Kauf in der Liste entfernen, indem Sie den Kauf auswählen und auf Entfernen klicken. (Dies entfernt nicht den Kaufdatensatz, sondern nur die Verknüpfung zwischen diesem Vertrag und dem Kauf.)
Tipp: Eine Verknüpfung zwischen einem Vertrag und einem Kauf wirkt sich nicht auf Berechnungen für Lizenzberechtigungen oder Compliance aus. Der Kauf muss mit dem Lizenzdatensatz verknüpft werden, damit sich dies auf Compliance-Berechnungen auswirkt. Sollte dies für Ihre Datenhaltung sinnvoll sein, kann ein Kauf allerdings sowohl mit Lizenzdatensätzen als auch mit Vertragsdatensätzen verknüpft werden.
Warnung: Jeder Kauf kann mit höchstens einem Vertrag verknüpft werden, wobei der aktuell verknüpfte Vertrag in den Eigenschaften des Kaufs in der Registerkarte Allgemeine Angaben angezeigt wird. Wenn Sie einen Kauf auswählen, der bereits mit Vertrag A verknüpft ist, und ihn stattdessen mit Vertrag B verknüpfen, wird die Verknüpfung mit Vertrag A automatisch (und ohne weitere Meldungen) entfernt. Fügen Sie daher über die Spaltenauswahl in der Suchliste Ihren Suchkriterien die Vertragsbeschreibung oder die Vertragsnummer hinzu, damit Sie nicht versehentlich einen Kauf wiederverwenden, der mit seinem ursprünglichen Vertrag verknüpft bleiben soll. Auf diese Weise können Sie einen Kauf auswählen, der noch nicht mit einem anderen Vertrag verknüpft ist (hier sind die entsprechenden Spalten leer).

Die Registerkarte zeigt Folgendes an:

  • ein Suchfeld (mit dazugehöriger Flyout-Liste) zur Suche nach Kaufdatensätzen, die Sie mit diesem Vertrag verknüpfen möchten (unter Verwenden eines Flyouts finden Sie eine Anleitung).
  • eine Tabelle, in der die bereits mit diesem Vertrag verknüpften Käufe aufgelistet sind.

In beiden Listen können Sie anhand folgender Spalten einen Kauf identifizieren. Einige werden standardmäßig angezeigt, andere sind für die jeweilige Liste in der Spaltenauswahl verfügbar.

Spalte Hinweise
Autorisiert von

Die Person, die den betreffenden Kauf autorisiert hat.

Bearbeitbar in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Zuständigkeit.

Vertragsbeschreibung

Der Name (oder eine kurze Beschreibung) des Vertrags.

Dies wird laut den Eigenschaften des Kaufs angezeigt. Wenn dies dem einzigen mit dem Kauf verknüpften Vertrag entspricht, ist dies ein Zirkelbezug, der die dem Vertrag zugewiesene Beschreibung anzeigen sollte, sobald die Verknüpfung gespeichert wurde.
Vertragsnr.

Der ID-Code für den Vertrag.

Dies wird laut den Eigenschaften des Kaufs angezeigt. Sobald die Verknüpfung mit diesem Vertrag gespeichert wurde, sollte hier die dem Vertrag zugewiesene Nummer angezeigt werden (ein Zirkelbezug).
Unternehmenseinheit, Kostenstelle oder Standort

Der Name der zugehörigen Unternehmensgruppe.

Auswählbar in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Zuständigkeit.

Beschreibung

Details zum gekauften Artikel.

Kann in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben im Feld Beschreibung (in der Gruppe Details zu Kauf) bearbeitet werden.

Tatsächliche Menge
Dieser Wert ist nicht bearbeitbar. Er wird durch Multiplikation des Werts für die Gekaufte Menge mit dem Wert für die Menge pro Einheit automatisch berechnet (und ist als signierte Ganze Zahl auf einen Wert leicht über 2,14 Milliarden begrenzt).
Hinweis: Damit sich geeignete Werte für den Bestelltyp ergeben, entspricht die Tatsächliche Menge der Anzahl der Lizenzberechtigungen, die der Kauf einer verknüpften Lizenz hinzufügt. Nur die Bestelltypen Software, Software-Abonnement, Ausgangsstatus der Software und Nicht gesetzt können die Lizenzmenge (die Anzahl der in einer Lizenz enthaltenen Berechtigungen) heraufsetzen. Beim Bestelltyp Software-Upgrade werden die Berechtigungen der vorherigen Lizenz auf die Upgrade-Lizenz übertragen.
Diese zugrunde liegenden Werte können in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben festgelegt werden.
Rechnungsnummer

Dient der Identifizierung der Rechnung, mit deren Begleichung der betreffende Kauf abgeschlossen ist.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Finanzielle Angaben geändert werden.

Element

Die Nummer des betreffenden Kaufs in der zugehörigen Bestellung.

Nicht bearbeitbar (gibt die Reihenfolge der Dateneingabe von Käufen mit derselben Bestellnummer wieder).

Mehrwertsteuer für Element (Währung)

Die Mehrwertsteuer (sofern zutreffend) für den betreffenden Kauf.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Finanzielle Angaben geändert werden.

Zwischensumme für Element (Währung)

Der Wert dieses Kaufs ohne Steuern, Versand- und Bearbeitungsgebühren, angezeigt in der Währung, die in der Kopfzeile der Spalte ausgewiesen wird.

Der Betrag wird automatisch anhand der Werte „Gekaufte Menge“ und „Stückpreis“ berechnet, die in den Kaufeigenschaften festgelegt wurden.

Hersteller

Der Hersteller des Produkts.

Die Kennzeichnung „Hersteller“ ist zutreffend, wenn sich dieser Vertrag (beispielsweise) auf Hardware-Leasing bezieht. Da die primäre Funktion des Systems die Softwarelizenzoptimierung ist, dient dieser Wert des Kaufs zur Identifizierung des Herausgebers.

Bearbeitbar in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben.

Anzahl der Assets

Die Gesamtanzahl der Assets, die bereits mit diesem Kauf verknüpft sind.

Anzahl der Lizenzen

Die Gesamtanzahl der Lizenzen, die bereits mit diesem Kauf verknüpft sind.

Artikelnr./SKU

Der Code des Anbieters, mit dem der gekaufte Artikel (die SKU) identifiziert wird.

Dieser Wert wird in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemein als Artikelnummer/SKU hinzugefügt.

Abgewickelt von

Die Person, die die Daten für den betreffenden Kauf eingegeben hat.

Bearbeitbar auf der Registerkarte Zuständigkeit der Seite mit den Kaufeigenschaften.

Produktpunkte

Die Punkte, die diesem Kauf von Microsoft zugewiesen werden, damit die Rabatte nach Ihrem Microsoft Select Agreement nachverfolgt werden können.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben geändert werden.

Produktpool

Die Gruppierung von Produkten von Microsoft im Rahmen Ihres Microsoft Select Agreement, die zur Berechnung der Ihnen zustehenden Rabatte bei Lizenzkäufen verwendet wird.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben geändert werden.

Kaufdatum

Das Datum, an dem die Waren bestellt wurden.

Das Kaufdatum wird erfasst, wenn der erste Kauf derselben Bestellung angelegt wird. Danach kann über die Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf das Kaufdatum zugegriffen werden.

Bestellnr.

Der Identifikationscode der Bestellung zur Autorisierung des Kaufs.

Kann in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben im Feld Bestellnr. bearbeitet werden.

Gekaufte Menge
Anzahl der Einheiten eines Produkts in diesem Kauf.
Hinweis: Diese Anzahl entspricht nicht der Lizenzanzahl für diesen Kauf. Die Anzahl bezieht sich auf Einheiten, die aus Käufen stammen können, in denen eine Gruppe oder ein Paket von Berechtigungen (z. B. 10 Einheiten eines Pakets mit jeweils 5 Lizenzberechtigungen) verkauft wurde, oder auf lizenzlose Käufe, etwa von Wartungsleistungen.

Der Wert für Gekaufte Menge wird in den Kaufeigenschaften in der Registerkarte Allgemeine Angaben hinzugefügt.

Bestelltyp
Die Art des Kaufs, z. B. Software, Hardware, Wartungsleistungen usw. Gibt an, ob eine automatisierte Verarbeitung des Kaufs möglich ist und ob der Kauf zu Lizenzberechtigungen hinzugerechnet werden kann.
Tipp: Zum Zeitpunkt der Kaufverarbeitung, wenn der Kauf mit einer Lizenz verknüpft wird, wird dem einer erkannten Artikelnummer entnommenen Bestelltyp Vorrang vor diesem in den Eigenschaften des Kaufs eingerichteten Bestelltyp gewährt. Es wird dringend empfohlen, diese beiden Werte auf einander abgestimmt zu halten.

Der Wert für Bestelltyp wird in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeine Angaben ausgewählt.

Menge pro Einheit

Der Multiplikationsfaktor für die Anzahl von Einzelelementen, die in den jeweils erworbenen Einheiten enthalten sind (maßgeblich für den Kauf von Gruppen oder Paketen).

Der Wert für Menge pro Einheit wird in den Kaufeigenschaften in der Registerkarte Allgemeine Angaben hinzugefügt.

Anforderungsdatum

Das Datum einer Kauf- oder Bestellanforderung, mit der der betreffende Kauf eingeleitet wird.

Bearbeitbar in den Kaufeigenschaften in der Registerkarte Zuständigkeit.

Anforderungsnummer

Der ID-Code für die Anforderung, mit der dieser Kauf eingeleitet wurde.

Bearbeitbar in den Kaufeigenschaften in der Registerkarte Zuständigkeit.

Anforderer

Die Person, die den Kauf des Artikels beantragt hat.

Bearbeitbar auf der Registerkarte Zuständigkeit der Seite mit den Eigenschaften des Kaufs.

Versand und Abwicklung (Währung)

Die Versand- und Abwicklungsgebühren, die diesem Kauf zugeschrieben werden.

Das Feld Versand und Abwicklung kann in den Eigenschaften des Kaufs (unter Kostendetails) auf der Registerkarte Finanzielle Angaben bearbeitet werden.

Versanddatum

Das Datum, an dem der Anbieter die Waren in den Versand gegeben hat.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Finanzielle Angaben geändert werden.

Versandort

Die Zielniederlassung, an die die gekauften Artikel zugestellt werden.

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Finanzielle Angaben geändert werden.

Status
Zeigt den aktuellen Stand des Kaufs im Verlauf des Beschaffungsprozesses an. Mögliche Werte:
  • Abgebrochen
  • Abgeschlossen
  • Neu
  • Ausstehend
Tipp: Diese Werte haben keinen Einfluss auf Berechnungen der Lizenz-Compliance. Wenn mit einem Kauf Lizenzberechtigungen übertragen werden und der Kauf mit einer Lizenz verknüpft ist, werden die Berechtigungen unabhängig von diesem Statuswert gezählt. Wenn Sie einen Kaufvorgang abbrechen möchten, sodass über den Kauf keine weiteren zu Ihren Lizenzberechtigungen hinzukommen, dann achten Sie darauf, dass Sie die Verknüpfung des Kaufs für alle betroffenen Lizenzen aufheben.

Der Wert für Status wird in den Kaufeigenschaften in der Registerkarte Allgemeine Angaben ausgewählt.

Gesamtpreis (Währung)

Der Kaufpreis insgesamt, inklusive Steuern und Versandgebühren.

Der berechnete Wert ist schreibgeschützt und wird in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Finanzielle Angaben angezeigt.

Stückpreis (Währung)

Die Kosten eines Einzelelements aus dem betreffenden Kauf (ohne Steuern und Versandgebühren)

Kann in den Kaufeigenschaften auf der Registerkarte Finanzielle Angaben geändert werden.

Anbieter

Der Wiederverkäufer, der das Produkt an Sie verkauft hat.

Der Wert für Anbieter kann in den Eigenschaften des Kaufs auf der Registerkarte Allgemeine Angaben bearbeitet werden.

IT-Asset-Management (Cloud)

Current