Zahlungsplan erstellen

IT-Asset-Management (Cloud)

Zahlungspläne verfolgen anstehende und vergangene Zahlungen im Zusammenhang mit Lizenzen und Assets, jedoch nur über den betreffenden Vertrag.

Ein Zahlungsplan kann nur in Verbindung mit seinem übergeordneten Vertrag existieren. (Zahlungspläne sind nicht übertragbar.) Beim Erstellen werden mehrere Werte des Zahlungsplans permanent festgelegt.

So erstellen Sie einen Zahlungsplan:

  1. Öffnen Sie die Eigenschaften eines bestehenden Vertrags, dem der neue Zahlungsplan zugewiesen werden soll.
    Wechseln Sie auf die Seite Alle Verträge. Suchen Sie den ausgewählten Vertrag oder filtern Sie nach diesem. Klicken Sie anschließend auf die Vertragsnummer, um seine Eigenschaften zu öffnen.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Zahlungspläne aus.
  3. Klicken Sie auf Zahlungsplan erstellen.
    Die Seite Zahlungsplan erstellen wird angezeigt. Auf dieser Seite werden neben dem Dateneingabefeld die Vertragsbeschreibung und der Vertragstyp des übergeordneten Vertrags zur Erinnerung angezeigt.
  4. Geben Sie die erforderlichen Daten für den Zahlungsplan ein. Die Steuerelemente sind hier in der Reihenfolge Ihrer Anzeige aufgelistet.
    Steuerelement Hinweise
    Name

    Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für diesen Zahlungsplan ein. Denken Sie bei der Namenswahl daran, dass Sie diesen Zahlungsplan gegebenenfalls aus einer Liste ähnlich benannter Elemente auswählen müssen.

    Zahlungsplantyp

    Die Art der Transaktion, für die dieser Zahlungsplan gilt.

    Der Standardwert für den Zahlungsplantyp variiert je nach Typ des Vertrags, für den der betreffende Zahlungsplan erstellt wird. In der Regel wird der Typ auf denselben Typ wie der Vertrag festgelegt, dem er zugeordnet ist. Sie können die Standardauswahl bei Bedarf überschreiben. Die Auswahl des Typs wirkt sich auch auf einige andere Steuerelemente aus, die später im Erstellungsprozess verfügbar werden. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus (die weitgehend selbsterklärend sind):
    • Beratungsdienste
    • EA Sonstige Anwendung – siehe nächsten Punkt
    • EA Professional-Plattform – für Microsoft Enterprise Agreements verwendet und nützlich für die Prognose der Systemvermessungskosten
    • Allgemein – eine Universaloption, wenn keine der spezifischeren Auswahlmöglichkeiten zutrifft.
    • Hardwarewartung und -support
    • Versicherungen
    • Leasing
    • Vermietung
    • Softwarelizenz
    • Softwarewartung und -support
    • Abonnement.

    Nach dem Erstellen des Zahlungsplans nicht mehr bearbeitbar.

    Metrik

    Die Bemessungsgrundlage, an die Zahlungen gebunden sind, z. B. Zahlung pro Computer oder pro verbrauchter Lizenzberechtigung. Wird auch zur Angabe von festen Zahlungen verwendet, die nicht nach diesbezüglichen Metriken variieren.

    Für die Zahlungsplantypen EA Sonstige Anwendung und EA Professional-Plattform wird die Option Metrik auf Jährliche Lizenzanpassung (True Up) festgelegt und kann nicht geändert werden. Bei anderen Zahlungsplantypen können Sie aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Fest: Verwenden Sie diese Option für regelmäßige Zahlungen feststehender Beträge, die sich im vorgesehenen Zeitraum des Zahlungsplans nicht ändern.
    • Jährliche Lizenzanpassung (True Up): Verwenden Sie diese Option zur Planung von Zahlungen, die zum Herstellen von Compliance mit den Lizenzen von Anbietern notwendig werden, die ihren Kunden im Fall der Unterlizenzierung im vorangegangenen Zeitraum die Möglichkeit einräumen, den entsprechenden Lizenzbedarf rückwirkend zu decken.
    • Pro Hardwareartikel: Verwenden Sie diese Option für Beträge, die je nach Anzahl der Computer zum Termin der Zahlungsfälligkeit variieren (beispielsweise, wenn der Gesamtbetrag durch Multiplikation eines angebotenen Preises mit der Anzahl der Computer berechnet wird, wie es bei Wartungsverträgen der Fall ist).
    • Menge pro Lizenz: Verwenden Sie diese Option für Beträge, die je nach Verbrauch von Softwarelizenzen zum Termin der Zahlungsfälligkeit variieren (z. B. bei einem Wartungspreis pro Benutzer, der mit den Verbrauchszahlen per Fälligkeitsdatum zu multiplizieren ist).
    Diesen Zahlungsplan mit allen neuen Assets und Lizenzen verknüpfen, die mit dem Vertrag verbunden sind
    Legt fest, ob Hardware-Assets und Lizenzen, die mit dem Vertrag verbunden sind, nach dem Speichern des betreffenden Zahlungsplans von diesem abgedeckt werden.
    Hinweis: Assets und Lizenzen, die zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Zahlungsplans bereits mit dem Vertrag verknüpft sind, werden nicht automatisch mit dem Zahlungsplan verknüpft. Diese Links können Sie über den Zahlungsplan in den Registerkarten Assets und Lizenzen einrichten, nachdem der Zahlungsplan erstellt wurde.
    Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Zahlungsplan mit allen neuen Assets und Lizenzen verknüpfen, die mit dem Vertrag verbunden sind.
    • Bei Aktivierung des Kontrollkästchens werden mit dem Vertrag verknüpfte Hardware-Assets und Lizenzen auch mit dem Zahlungsplan verknüpft. (Anschließend können die Verknüpfungen manuell verwaltet werden.)
    • Bei Deaktivierung des Kontrollkästchens werden Hardware-Assets bzw. Lizenzen nicht automatisch mit dem betreffenden Zahlungsplan verknüpft. Die Benutzer können alle notwendigen Verknüpfungen manuell verwalten.
    Hinweise

    Wenn Sie möchten, können Sie freien Text eingeben, entweder zum Dokumentieren des Zahlungsplans insgesamt oder zum Erfassen von Bemerkungen über einzelne, nach dem Plan zu leistende Zahlungen.

    Rhythmus

    Legt fest, wie häufig regelmäßige Zahlungen zu erfolgen haben (oder ob stattdessen eine Einmalzahlung vorgesehen ist).

    Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus (die weitgehend selbsterklärend sind):
    • Pauschalbetrag: für eine einzige Zahlung, die zum Vertragsbeginn fällig wird. Bei Auswahl dieses Werts gilt:
      • Für das Feld Zahlungstermin wird die Option Vorauszahlung festgelegt.
      • Das Feld Enddatum wird gelöscht.
      • Das Feld Anzahl der Raten wird auf 1 eingestellt (und kann nicht geändert werden).
    • Wöchentlich
    • Monatlich
    • Vierteljährlich für Zahlungen, die alle drei Monate fällig werden.
    • Jährlich.
    Zahlungstermin

    Die Terminfestlegung in den Zahlungsbedingungen (d. h. der Zeitpunkt, an dem Zahlungen bezüglich der geltenden Frist fällig werden).

    Die Zahlungsplantypen EA Sonstige Anwendung und EA Professional-Plattform sind fest mit der Metrik Jährliche Lizenzanpassung (True Up) verbunden, und der Zahlungstermin ist auf den festen Wert Zum Ende jedes Zeitabschnitts festgelegt (da bei Systemvermessungen Zahlungen für den zusätzlichen Verbrauch während des soeben abgelaufenen Zeitabschnitts geleistet werden). Bei den anderen Zahlungsplantypen können Sie zwischen folgenden Optionen auswählen:
    • Zu Beginn jedes Zeitraums: Die Zahlungen werden an dem Datum des jeweiligen Zeitabschnitts fällig, das dem Anfangsdatum entspricht und das gemäß der Einstellung Rhythmus geändert wurde.
    • Zum Ende jedes Zeitabschnitts: für im Nachhinein geleistete Zahlungen, die zu dem Datum fällig werden, das dem Datum für Enddatum entspricht.
    • Vorauszahlung: für Einmalzahlungen (diese Zahlungsbedingung ist nur bei der Metrik Fest verfügbar). Beachten Sie, dass dieser Wert automatisch eingestellt wird, wenn für Rhythmus die Option Pauschalbetrag festgelegt wurde.
    Anfangsdatum

    Der erste Gültigkeitstag des betreffenden Zahlungsplans. Wenn für Zahlungstermin die Option Zu Beginn jedes Zeitraums festgelegt ist, gilt dieses Datum auch für regelmäßige Zahlungen. Beispiel: Wenn Sie das Anfangsdatum auf den 15. März festlegen, werden auch alle monatlichen Zahlungen, die zu Beginn jedes Zeitraums fällig sind, auf den 15. des jeweiligen Monats festgelegt. Entsprechend gilt: Falls das Datum auf einen Dienstag fällt, werden wöchentliche Zahlungen dienstags fällig; und jährliche Zahlungen sind jeweils zum 15. März fällig.

    Der Standardwert wird vom Anfangsdatum des Vertrags kopiert (sofern dieses festgelegt ist; anderenfalls wird das heutige Datum kopiert). Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Übernehmen Sie den Standardwert.
    • Geben Sie ein anderes Datum ein.
    • Klicken Sie rechts im Feld auf das Kalendersymbol, und verwenden Sie die Datumsauswahl.
    Enddatum

    Der letzte Gültigkeitstag des betreffenden Zahlungsplans. Wenn für Zahlungstermin die Option Zum Ende jedes Zeitabschnitts festgelegt ist, gilt dieses Datum auch für regelmäßige Zahlungen. Beispiel: Wenn Sie das Enddatum auf den 14. März festlegen, werden auch alle monatlichen Zahlungen, die zum Ende jedes Zeitabschnitts fällig sind, auf den 14. des jeweiligen Monats festgelegt. Entsprechend gilt: Falls das Datum auf einen Dienstag fällt, werden wöchentliche Zahlungen dienstags fällig; und jährliche Zahlungen sind jeweils zum 14. März fällig.

    Wenn Sie das Enddatum eingeben, wird das Feld Anzahl der Raten automatisch auf der Grundlage vom Anfangsdatum und vom Rhythmus für die Zahlungsleistungen berechnet. Geben Sie zur Festlegung des Datums entweder einen Wert ein, oder klicken Sie (rechts neben dem Feld) auf das Kalendersymbol, und verwenden Sie die Datumsauswahl.
    Tipp: Alternativ dazu können Sie das Feld Enddatum unausgefüllt lassen. Es wird dann anhand des Anfangsdatums, des Rhythmus und der Anzahl der Raten berechnet.
    Anzahl der Raten

    Die Gesamtanzahl der fälligen Raten während der Gesamtlaufzeit des Zahlungsplans.

    Wenn Sie bereits eine Eingabe für den Rhythmus, das Anfangsdatum und das Enddatum getätigt haben, wird die Anzahl der Raten automatisch berechnet. Alternativ dazu können Sie das Feld Enddatum unausgefüllt lassen und eine Eingabe für Anzahl der Raten tätigen (und damit bewirken, dass das Abschlussdatum für Sie berechnet wird).

    Zahlungsverpflichtung

    Gibt an, ob gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen bestehen, nach denen die im Plan aufgeführten Zahlungen zu leisten sind. Wird im Anschluss zur Prognose von im Zeitverlauf fälligen Zahlungen verwendet.

    Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zahlungsverpflichtung entsprechend den vorliegenden Umständen. Normalerweise sind in einem Vertrag rechtliche Verpflichtungen zur Bezahlung von gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthalten; folglich ist dieses Kontrollkästchen in der Regel zu aktivieren. Bei der Erstellung des Zahlungsplans wird Ihre Auswahl standardmäßig für alle im Einzelnen geplanten Ratenzahlungen übernommen. Anschließend können Sie die Einstellung für einzelne Ratenzahlungen ändern und diese so an geänderte Umstände anpassen (etwa, wenn infolge eines Gerichtsverfahrens gegen einen Lieferanten die Zahlungsverpflichtung für einen bestimmten Zeitraum entfällt oder aufgeschoben wird).

    Tatsächlicher/Fester Betrag

    Der tatsächlich gezahlte Betrag (zu unterscheiden von prognostizierten Zahlungen).

    Bei der Erstellung des Zahlungsplans wird dieser Wert normalerweise leer gelassen (vielleicht abgesehen von einmalig zu entrichtenden festen Beträgen), damit Spielraum für künftige Änderungen bleibt. Verwenden Sie stattdessen die Felder für geschätzte oder budgetierte (eingeplante) Zahlungen, um voraussichtliche Kosten zu prognostizieren. Wenn die jeweiligen Raten dann bezahlt werden, können Sie die Istbeträge eingeben und so Abweichungen von geschätzten oder budgetierten Kosten nachverfolgen. (Falls im Vertrag ausdrücklich regelmäßige Zahlungen vorgesehen sind, können Sie den Betrag alternativ dazu sowohl in das Feld Tatsächlicher/Fester Betrag als auch in das Feld Geschätzter Betrag eingeben. Diese Werte werden dann für jede Rate aufgezeichnet, und Sie müssen nur die Istbeträge aktualisieren, die von der Schätzung abweichen.)
    Tipp: Geben Sie den Gesamtbetrag einer einzelnen Rate ein, nicht die Stückkosten pro Computer oder pro Lizenzberechtigung.
    Geschätzter Betrag

    Ihre Prognose, wie hoch die einzelnen Raten des Zahlungsplans ausfallen werden.

    Geben Sie jeweils den erwarteten Gesamtbetrag für die einzelnen Raten ein. (Verwenden Sie dabei keine Stückkosten pro Computer oder pro Lizenz.)
    Tipp: Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Währungen verwendet werden, können Sie die Währung und den Wechselkurs für dieses Feld festlegen (siehe Währungseinstellungen). Die Währung wird damit zur standardmäßigen Anzeigewährung für diese Werte in Listen, z. B. in der Liste für Raten in der Registerkarte Raten. Am besten erfassen Sie die geschätzten Beträge in der Vertragswährung, damit Sie Nachteile durch Veränderungen des Wechselkurses über den Zeitverlauf vermeiden können.
    Eingeplanter Betrag

    Die Budgetplanung für diese Zahlung. Beachten Sie, dass in Übersichten von Übersichts-Widgets der geschätzte Betrag gegenüber diesem Wert bevorzugt verwendet wird; falls jedoch kein geschätzter Betrag verfügbar ist, wird stattdessen der Wert Eingeplanter Betrag verwendet.

    Geben Sie den Betrag ein, der zur Ausgabendeckung für diese budgetierte Zahlung eingeplant wurde (oder künftig eingeplant werden soll). Der eingeplante Betrag muss auf denselben Zeitraum aufgeteilt werden, für den auch die Zahlungen geplant sind. Beispiel: Bei einem Jahresbudget von 1.200 EUR und monatlicher Zahlungsweise geben Sie hier 100 EUR als Budget pro Rate ein.
    Tipp: Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Währungen verwendet werden, können Sie die Währung und den Wechselkurs für dieses Feld für den eingeplanten Betrag festlegen (siehe Währungseinstellungen). Die Währung wird damit zur standardmäßigen Anzeigewährung für diese Werte in Listen, z. B. in der Liste für Raten in der Registerkarte Raten. Sie müssen festlegen, ob Sie den eingeplanten Betrag in der Vertragswährung erfassen und damit Nachteile durch Veränderungen des Wechselkurses über den Zeitverlauf vermeiden, oder ob Sie die Währung des eingeplanten Betrags verwenden.
  5. Klicken Sie (rechts unten auf der Seite) auf Erstellen, um den Zahlungsplan einzutragen.
    Der Zahlungsplan ist in der Registerkarte Zahlungspläne seines übergeordneten Vertrags aufgelistet. Alle individuellen Zahlungen für diesen Zahlungsplan sind auf der Seite Alle Zahlungen aufgeführt und auf der Seite Fällige Zahlungen verfügbar (angezeigt, wenn Zahlungen demnächst fällig sind).

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